1. Objet
Ces conditions régissent l’utilisation de BuvetteDuClub, une application de gestion de club (membres, cotisations, paiements, comptabilité, tournois), fournie en ligne par QG Labs (Quentin Gérain) (« l’éditeur ») à un club (« le club »).
L’annexe 1 ci-dessous fait partie intégrante de ces conditions : c’est l’accord de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD. En acceptant les présentes, le club conclut aussi cet accord, sans autre signature.
Ce que le service n’est pas. Les fonctions comptables enregistrent, classent et exportent les opérations du club. Elles ne constituent ni une tenue de comptabilité professionnelle, ni du conseil fiscal, ni une validation des comptes : le club reste seul responsable de ses écritures, de ses déclarations et de leur conformité, et son comptable reste son comptable.
Les joueurs d’un tournoi ne sont pas parties aux présentes. Une personne qui s’inscrit à un tournoi organisé par le club le fait selon les conditions d’utilisation des joueurs, et paie son inscription au club, sur le compte de paiement ouvert au nom du club (article 4). L’éditeur fournit l’outil ; il n’est pas partie à l’inscription.
2. Le compte du club
Un club s’ouvre de deux façons. L’éditeur le crée à la demande du club ; ou le club l’ouvre lui-même depuis le formulaire du site, lorsque l’éditeur a ouvert les inscriptions. Quand elles sont fermées, la demande est enregistrée et l’éditeur revient vers le club.
Dans les deux cas, le club désigne au moins un administrateur, responsable des accès qu’il accorde ensuite. Le club s’engage à ce que chaque personne à qui il ouvre un accès soit habilitée à consulter les données des membres.
Les accès à la gestion d’un club ne se créent jamais seuls. À l’intérieur d’un club, un accès s’obtient par l’invitation d’un administrateur, jamais par une inscription libre. Un membre ou un joueur peut en revanche ouvrir son espace personnel en prouvant son adresse e-mail : cet espace lui montre ce qui le concerne, et n’ouvre rien de la gestion du club.
3. Ce que l’éditeur s’engage à faire
- Fournir le service avec le soin d’un professionnel, et corriger les défauts qui lui sont signalés dans un délai raisonnable.
- Sauvegarder la base quotidiennement, en gardant une copie hors de l’instance, et héberger les données dans l’Union européenne.
- Prévenir le club sans délai injustifié de toute violation de données le concernant, avec ce qu’il faut pour qu’il puisse notifier l’Autorité dans son propre délai de 72 heures.
- Laisser le club exporter ses données à tout moment, en CSV, sans demander l’autorisation à personne : membres, cotisations, journal et état comptable.
- Annoncer par e-mail toute modification substantielle des présentes ou de la politique de confidentialité, au moins deux mois avant qu’elle s’applique (article 9).
- Ne pas retirer une fonction essentielle du service sans l’annoncer au club au moins trois mois à l’avance.
Aucune garantie de disponibilité chiffrée n’est donnée. Le service tourne sur une infrastructure professionnelle, mais il est édité par une très petite structure : promettre 99,9 % serait une phrase, pas un engagement. C’est dit franchement plutôt qu’enfoui dans une clause.
Il s’interrompt donc parfois : maintenance, mise à jour, incident de sécurité, panne d’un hébergeur. Une maintenance programmée est annoncée au moins 48 heures à l’avance et placée hors des heures de bureau ; une intervention urgente se fait sans préavis, et l’éditeur dit ensuite ce qui s’est passé. Si le service reste indisponible plus de sept jours consécutifs, le club peut résilier sans frais et la période non fournie lui est remboursée au prorata.
4. Ce que le club s’engage à faire
- Informer ses membres de ce qu’il fait de leurs données, et disposer d’une base légale pour les traiter. C’est lui le responsable du traitement ; l’outil ne peut pas le faire à sa place.
- Répondre aux demandes de ses membres (accès, rectification, effacement). L’outil lui en donne les moyens ; la réponse lui appartient.
- Pour ses membres et joueurs mineurs, s’assurer que la personne habilitée à agir pour l’enfant dispose des droits et autorisations nécessaires à son inscription et au traitement de ses données. C’est elle qui reçoit les e-mails du club. L’outil ne vérifie aucun âge, et ne détermine pas à la place du club comment cette autorisation se recueille.
- N’encoder que des données dont il a besoin.
- N’écrire à des non-membres que s’il en a le droit. Le service permet d’envoyer un message aux contacts que le club a lui-même enregistrés et aux joueurs de ses tournois. C’est au club de disposer du fondement qu’exigent les règles belges sur les communications électroniques, et du consentement préalable là où il est requis. Le lien de désabonnement que l’outil ajoute à ces envois ne l’en dispense pas.
- Pour ses tournois, fixer et annoncer ses propres règles — prix, catégories, conditions d’âge, désistement et remboursement — et informer les joueurs que leurs noms, scores et classements sont publiés sur les pages du tournoi, consultables sans connexion.
- S’il encaisse les inscriptions en ligne, tenir son compte de paiement. Ce compte est ouvert auprès de Stripe, au nom du club, qui en accepte les conditions. Le club est le vendeur : il répond envers les joueurs des paiements, des remboursements et des contestations de son tournoi.
- Répondre des données qu’il verse dans l’outil, y compris celles qu’il importe depuis un fichier : il a les droits et la base légale pour les traiter et les confier à l’éditeur.
- Ne pas encoder de données sensibles dans les champs qu’il définit lui-même (annexe 1, B).
- Garder ses accès confidentiels et retirer ceux des personnes qui quittent le comité.
- Payer l’abonnement et les commissions convenus, s’il y en a.
5. Prix, facturation, plans
Le club est rattaché à un plan tarifaire, qui peut être gratuit. Le prix, le mode de calcul (au forfait ou par palier de membres facturables) et la durée figurent dans l’écran Abonnement du club. Un plan peut être limité dans le temps, comme l’essai. À son terme, si le club n’a pas choisi d’autre plan, il passe sur le plan gratuit réservé aux tournois : ses tournois continuent, et ce que ce plan ne comprend pas reste consultable et exportable, mais ne se modifie plus. Un club qui commence en cours de saison paie un forfait réduit au prorata des mois restants. L’éditeur relève du régime particulier de franchise des petites entreprises : la TVA n’est pas applicable, et les factures portent cette mention (article 56bis du Code de la TVA).
Les factures sont émises par saison, et transmises par facture électronique structurée (réseau Peppol) lorsque la loi l’impose ou que le club le demande, par PDF adressé au club sinon. Quand le plan prévoit un acompte, la saison en compte deux : l’acompte, facturé à l’ouverture, jamais moins que le forfait de la période couverte ; puis le solde, facturé à la clôture, calculé sur le nombre réel de membres facturables, acompte déduit. Un solde négatif donne lieu à une note de crédit, jamais à une facture négative.
Un plan peut porter des quotas (nombre de membres, de cotisations attribuées, d’envois). Ils sont refusés à l’écriture, lisiblement, jamais appliqués en silence. Un plan peut aussi ne comprendre que certains modules : ceux qu’il laisse de côté se ferment, sans que rien de ce qu’ils contiennent ne soit effacé.
Un changement de prix est annoncé par courriel, au moins trois mois avant la saison à laquelle il s’applique, et ne vaut que pour les saisons ouvertes après cette date : ce qui est déjà facturé ne bouge pas. Le club qui le refuse le dit avant l’ouverture de cette saison et part sans frais ; s’il ne dit rien, le nouveau tarif s’applique à partir de cette saison-là.
Les tournois ont leur propre prix, que l’abonnement ne couvre pas. Il se compte par place : une place, c’est un joueur dans une épreuve, et un joueur inscrit dans deux épreuves occupe deux places. Chaque place est facturée d’un pourcentage de son prix, avec un minimum par place, qu’elle ait été payée en ligne ou encaissée par le club. Le taux et le minimum en vigueur sont montrés au club avant qu’il ouvre les inscriptions, et figés sur le tournoi à sa création ; au jour des présentes, ils sont de 5 % et d’1 € par place. Une place dont le montant n’a pas été enregistré compte au prix affiché pour elle. Sur les paiements en ligne, une avance est prélevée au moment du paiement. À la fin du tournoi, le prix de toutes les places est comparé à ce qui a déjà été prélevé, remboursements déduits : la différence est facturée au club, y compris pour les inscriptions encaissées au comptoir et pour un tournoi dont l’inscription est gratuite. Les frais du prestataire de paiement sont à la charge du club.
Le droit de rétractation de 14 jours ne s’applique pas au club : il est réservé au consommateur, et le service de gestion est proposé à des organisations qui contractent pour leur activité — clubs, ASBL, associations de fait — jamais à un particulier agissant à des fins privées. Le club n’en a pas besoin : l’essai est gratuit, et il peut partir quand il veut (article 6). Les droits des joueurs, qui sont des consommateurs, relèvent des conditions d’utilisation des joueurs.
6. Fin du contrat
Le club peut partir quand il veut : il demande la clôture depuis Réglages, et l’éditeur l’exécute. La saison en cours est facturée. Les données restent ensuite trente jours — lisibles et exportables, le club n’y écrit plus — puis elles sont effacées. Le club peut demander leur effacement immédiat.
L’éditeur peut mettre fin au contrat moyennant un préavis de trois mois, ou sans préavis en cas de défaut de paiement persistant ou d’usage manifestement illicite du service.
Exportez avant de partir. La suppression est définitive : passé la clôture, l’éditeur ne garde aucune copie exploitable des données effacées, sous réserve de ce que la loi impose de conserver — et cela signifie qu’il ne pourra rien restaurer. Les exports sont dans Réglages → Données.
L’effacement demandé est immédiat dans les environnements actifs. Les sauvegardes, elles, s’éliminent au rythme de leur rotation — trente jours pour les quotidiennes, douze mois pour la mensuelle — et rien n’en est jamais réinjecté dans le service.
Les tournois du club et leurs inscriptions sont effacés avec lui. Les comptes et les fiches des joueurs, qui ne lui appartiennent pas, suivent la politique de confidentialité.
Une facture qui reste impayée sept jours après un rappel écrit gèle les écritures du club : les écrans, l’historique et les exports restent accessibles, et tout repart au paiement. L’éditeur peut par ailleurs suspendre un club dont l’usage est manifestement illicite. Une suspension est motivée, notifiée, et n’efface rien : le club reprend là où il s’était arrêté dès la cause levée.
Les factures émises sont conservées 10 ans à compter du 1er janvier qui suit leur délivrance (article 60 du Code de la TVA), obligation à laquelle ni l’une ni l’autre partie ne peut renoncer.
7. Responsabilité
L’éditeur répond des dommages causés par ses manquements, à concurrence des sommes effectivement facturées au club sur les douze derniers mois. Cette limite ne s’applique pas en cas de dol, de faute lourde, ni là où la loi l’interdit — notamment pour les dommages aux personnes.
Elle ne joue pas non plus là où elle viderait le contrat de sa substance : un manquement à une obligation essentielle se répare, et aucune clause ici ne prétend l’en dispenser.
Elle ne joue pas davantage là où le RGPD donne à chacun une responsabilité propre : ce que l’éditeur doit à un membre ou à un joueur au titre de l’article 82 ne se plafonne pas dans un contrat auquel cette personne n’est pas partie, et la présente clause ne prétend pas le faire. Entre les parties, en revanche, les dommages indirects — perte de bénéfice, perte de chance, préjudice d’image — ne sont pas indemnisés, sauf dans les mêmes cas que ci-dessus.
L’éditeur ne répond pas de l’exactitude des données encodées par le club, ni des décisions que le club prend à partir d’elles. Un montant de cotisation, une réconciliation bancaire, une attestation ou un résultat de tournoi restent la responsabilité du club qui les valide. L’éditeur n’est pas partie aux paiements entre un joueur et le club, ni aux remboursements que le club décide.
8. Force majeure
Ni l’une ni l’autre partie ne répond d’un manquement causé par un événement qu’elle ne pouvait ni prévoir ni empêcher. Selon les circonstances, une panne prolongée d’un hébergeur, une coupure du réseau, un incendie ou la décision d’une autorité peuvent en relever — la liste illustre, elle ne qualifie pas d’avance. Les obligations sont suspendues le temps que dure l’événement, et chacune en informe l’autre sans délai.
Si l’empêchement se prolonge au-delà de 30 jours, l’une ou l’autre peut résilier sans indemnité. Une obligation de payer ce qui a déjà été fourni n’est jamais couverte par la force majeure.
9. Modification des conditions
Les présentes conditions sont versionnées. Le club les accepte de deux façons, et une seule à la fois : en cochant la case du formulaire d’inscription, ou en signant le contrat qui les incorpore (article 3 du contrat). Une version ultérieure lui devient applicable dans les conditions ci-dessous, sans qu’il ait à signer de nouveau. Dans chaque cas, la version qui l’engage est enregistrée avec sa date, sa voie et l’empreinte du texte. Une correction ultérieure ne réécrit pas ce qui a été accepté.
L’éditeur peut publier une nouvelle version. Deux cas, et un seul demande quelque chose au club :
- Une correction qui ne change rien à ce que les parties se doivent — une faute, une formulation plus claire, un lien — s’applique sans autre formalité. Elle est publiée, datée et conservée ; le club retrouve à tout moment la version qui l’engage.
- Un changement substantiel est annoncé au club par courriel, au moins deux mois avant son entrée en vigueur, en disant ce qui change et à partir de quand. Le club qui le refuse peut résilier sans frais avant cette date, la saison en cours restant due. À défaut de résiliation avant cette date, la nouvelle version s’applique à partir de l’échéance annoncée : c’est elle qui devient la version en vigueur entre les parties, enregistrée avec sa date et l’empreinte du texte.
Le contrat lui-même ne se modifie pas ainsi : toute modification du contrat fait l’objet d’un avenant accepté dans les mêmes formes que la signature initiale.
10. Propriété intellectuelle et droit d’usage
Le code, l’interface, les textes et la marque BuvetteDuClub appartiennent à l’éditeur. Le contrat n’en cède rien : il donne au club un droit d’usage non exclusif, non cessible et non sous-licenciable, pour ses propres besoins et pour la durée du contrat.
Le club ne copie pas le logiciel, ne le revend pas, ne l’ouvre pas à un tiers qui n’a pas de rôle chez lui, ne contourne pas ses limites techniques et ne cherche pas à en reconstituer le code — sauf ce que la loi autorise malgré toute clause contraire, notamment à des fins d’interopérabilité.
Les données du club restent au club. Il les exporte quand il veut et les emporte le jour où il part. L’éditeur n’y prend aucun droit et n’en fait rien pour son compte : ni statistique commerciale, ni entraînement de modèle, ni revente (annexe 1, C).
11. Preuve et signature électronique
Le contrat, les présentes conditions et leurs avenants se signent électroniquement, et les parties conviennent que ce procédé vaut preuve entre elles. Sont conservés avec la signature : le compte authentifié qui l’a apposée, le nom et la qualité du signataire, son adresse e-mail, l’adresse IP et le navigateur depuis lesquels il a signé, l’horodatage, la version acceptée et l’empreinte SHA-256 du texte. Le club ressort à tout moment, depuis l’application, le texte exact qui l’engage.
Les courriels échangés aux adresses portées au dossier du club valent écrit entre les parties, sauf là où la loi impose une autre forme. Au club de tenir ces adresses à jour.
12. Droit applicable
Droit belge, tribunaux de l’arrondissement judiciaire du Luxembourg (province belge de Luxembourg, non le Grand-Duché), sans préjudice du droit du club de saisir la juridiction de son propre siège. Avant tout recours, les parties s’engagent à s’écrire et à tenter de régler le différend directement.
Si une clause des présentes se révélait nulle, les autres continueraient de valoir : la clause nulle est remplacée par celle qui s’approche le plus de ce que les parties voulaient, et son annulation n’emporte pas celle du contrat.
Annexe 1 — Accord de sous-traitance (article 28 RGPD)
Le club est responsable du traitement des données de ses membres, de ses contacts et des joueurs inscrits à ses tournois ; l’éditeur en est le sous-traitant.
L’identité commune des joueurs n’est pas couverte par la présente annexe. Le compte d’un joueur et ses fiches de joueur servent dans les tournois de plusieurs clubs : l’éditeur les traite pour son propre compte, selon sa politique de confidentialité, et aucun club n’y a accès au-delà des inscrits à ses propres tournois.
A. Objet, durée, nature et finalité
L’éditeur traite les données pour la seule finalité de fournir le service décrit à l’article 1 : gérer les membres, émettre et suivre les cotisations, importer et réconcilier les paiements, envoyer des messages, organiser les tournois du club — inscriptions, paiements, tirage, planning, scores — et publier leurs résultats, enregistrer et classer les opérations comptables du club. Le traitement dure ce que dure le contrat.
B. Données et personnes concernées
Membres du club — enfants compris, ce qui est le cas ordinaire d’un club sportif —, non-membres que le club a lui-même enregistrés comme contacts, joueurs inscrits à ses tournois et arbitres. Données d’identité et de contact, adresse postale, date de naissance, genre, langue, données de cotisation et de paiement (dont l’IBAN du donneur d’ordre), inscriptions et montants payés pour un tournoi, scores et classements publiés, messages envoyés, cachet et signature du club, coordonnées de sa personne de contact, et les champs descriptifs que le club a lui-même définis.
Le numéro de registre national n’est pas collecté. Le service ne propose aucun champ pour lui, et n’en proposera pas : son usage est soumis à l’autorisation de l’article 8 de la loi du 8 août 1983, que le consentement d’un membre ne remplace pas. Une seule exception, et elle est un transit : le formulaire de mutuelle qu’un membre dépose lui-même pour son attestation porte ce numéro, parce que sa mutuelle le lui demande. Il reste le temps que le club valide le paiement, n’est jamais montré à un administrateur, jamais journalisé, jamais exporté, et il est effacé dans l’écriture même qui envoie l’attestation.
La mutualité choisie pour une attestation est conservée pour la même durée, et pour la même raison : sans elle, on ne sait pas quel formulaire remplir. L’envoi l’efface aussi. Le club garde la trace qu’il a délivré une attestation, à qui et quand — pas celle de qui est affilié où.
Le service n’est pas destiné aux catégories particulières de l’article 9 — santé, convictions, origine. Les champs qu’un club définit lui-même sont libres : rien n’empêche techniquement d’y écrire ce qui n’a rien à y faire. Le club s’engage à ne pas le faire, et s’il devait avoir besoin d’une de ces données, à en avertir l’éditeur avant de l’encoder, avec le fondement dont il dispose, et à convenir avec lui des mesures que ce traitement appelle — au besoin par une mise à jour de la présente annexe.
C. Engagements de l’éditeur
- Ne traiter que sur instruction documentée du club — l’usage du service valant instruction — et l’avertir s’il estime qu’une instruction viole le RGPD.
- Ne jamais traiter ces données pour son propre compte : ni analyse, ni entraînement de modèle, ni statistique commerciale, ni revente.
- Astreindre à la confidentialité toute personne ayant accès aux données.
- Mettre en œuvre les mesures de l’article 32, décrites dans la politique de confidentialité : chiffrement en transit et au repos, secrets stockés hachés, cloisonnement entre clubs vérifié par des tests automatisés, double authentification disponible pour chaque compte et imposable par un club, sauvegardes quotidiennes, journalisation des accès.
- Assister le club dans les demandes de ses membres et dans ses obligations des articles 32 à 36, par des fonctions du produit plutôt que par des échanges : espace membre, effacement d’une fiche, exports.
- Supprimer les données à la fin du contrat, sauf ce que la loi impose de conserver (factures, 10 ans). Le club exporte lui-même ce qu’il veut emporter, avant.
- Tenir à disposition du club les informations nécessaires pour démontrer le respect de l’article 28, et se prêter aux audits raisonnables qu’il diligente.
D. Sous-traitants ultérieurs
Le club autorise les sous-traitants suivants :
- Google Cloud EMEA Limited (Irlande) — hébergement de l’application, de la base de données, des sauvegardes et des journaux techniques, région europe-west1 (Belgique).
- OVH SAS (France) — relais d’envoi des e-mails.
Chacun est lié par contrat ou par ses conditions à des obligations de protection des données équivalentes à celles de la présente annexe. Si l’un d’eux manque aux siennes, l’éditeur en répond devant le club comme des siennes propres (article 28.4 du RGPD).
Tout ajout ou remplacement est annoncé au club au moins 30 jours à l’avance, par e-mail. Le club peut s’y opposer pour un motif raisonnable tenant à la protection des données ; à défaut d’accord, il peut résilier sans frais, la saison en cours restant due.
Deux services tiers ne sont pas des sous-traitants de l’éditeur, et le paragraphe qui précède ne s’applique pas à eux :
- Stripe Payments Europe Limited (Irlande) — le prestataire de paiement auquel le club est lié directement, par son propre compte Stripe, lorsqu’il encaisse les inscriptions en ligne. L’éditeur ne transmet à Stripe que ce qu’exige la page de paiement : le montant, le nom du tournoi et une référence interne ; ce que le joueur tape sur cette page, il le donne à Stripe. Stripe traite aussi certaines données pour son propre compte, notamment pour la sécurité, la prévention de la fraude et ses obligations réglementaires, selon le contrat qui le lie au club.
- OpenStreetMap Foundation (Royaume-Uni) — l’adresse du lieu de jeu est envoyée une fois à son service de géocodage, quand le club enregistre sa fiche, pour placer le point sur la carte. La fondation agit en responsable de traitement indépendant, sans contrat de sous-traitance, et son règlement interdit qu’on lui transmette des données personnelles : le club n’indique comme lieu de jeu qu’une adresse publique, jamais un domicile.
L’hébergement, la base et les sauvegardes restent en Belgique, et le relais d’envoi en France. Chaque sous-traitant reste tenu, par ses propres conditions, aux garanties de l’article 46 du RGPD pour tout accès qu’il opérerait depuis un pays tiers. Hors de ce cadre, l’OpenStreetMap Foundation est établie au Royaume-Uni, pays que la Commission européenne reconnaît comme offrant une protection adéquate, et le groupe Stripe peut transférer des données à des sociétés liées, notamment aux États-Unis, sous ses propres garanties. Si la configuration devait changer, le club en serait informé au préalable, avec les garanties applicables.
E. Violation de données
L’éditeur informe le club sans délai injustifié après avoir eu connaissance d’une violation le concernant, en indiquant la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées, les conséquences probables, les mesures prises et un contact. Le délai de 72 heures pour notifier l’Autorité est celui du club, et l’éditeur écrit vite précisément pour ne pas l’entamer.
F. Le suivi d’ouverture des e-mails
Cette fonction est désactivée par défaut. Le club qui l’active donne à l’éditeur l’instruction d’enregistrer l’ouverture des messages qu’il envoie, et lui revient alors d’en informer ses membres et de disposer d’une base légale pour le faire.
Le périmètre, nommé. Le suivi porte sur les messages que le club compose, ses rappels de cotisation, ses messages automatiques et ses deux invitations — compléter sa fiche, choisir sa cotisation. Il ne porte jamais sur l’attestation mutuelle, le contrat signé, un lien de connexion, un code d’authentification, un changement de mot de passe, la vérification d’une inscription, un message de tournoi, ni sur aucun envoi à un non-membre.
Ce qui est enregistré est la première ouverture seulement : une date, attachée au message, sans appareil ni lieu, et elle disparaît avec lui.