D’abord : quelle comptabilité pour votre ASBL ?
La réponse commande la forme de vos comptes et l’endroit où ils se déposent. Une ASBL tient une comptabilité simplifiée tant qu’elle ne dépasse pas plus d’un des quatre seuils suivants :
- 5 travailleurs en moyenne annuelle
- 391 000 € de recettes autres que non récurrentes, hors TVA
- 1 562 000 € au total des avoirs
- 1 562 000 € au total des dettes
Un dépassement ne compte que s’il se répète : il faut deux exercices consécutifs pour basculer, dans un sens comme dans l’autre. En dessous, les comptes tiennent dans un état des recettes et des dépenses ; au-dessus, ils passent en partie double et se déposent à la Banque nationale plutôt qu’au greffe.
Ces montants sont indexés et remontent de temps en temps ; vérifiez-les si votre club s’en approche. Un club de cent membres sans personnel salarié en est très loin, et c’est ce cas que cette page décrit.
Le mot grande désigne autre chose, et le confondre avec ce test est l’erreur la plus courante. Le Code le réserve à des seuils bien plus hauts — 50 travailleurs, 11 250 000 € de chiffre d’affaires, 6 000 000 € au bilan — qui commandent la forme des comptes publiés. Une ASBL peut donc devoir la partie double sans être une « grande association » pour autant.
L’assemblée générale, dans les six mois
L’assemblée générale ordinaire se tient dans les six mois de la clôture de l’exercice. Un exercice clos au 31 décembre impose donc une AG avant le 30 juin.
Elle approuve les comptes de l’exercice écoulé, vote le budget du suivant, et donne décharge aux administrateurs. Cette décharge n’est pas une formalité, et ce n’est pas une immunité : elle vaut envers l’association, et pour la gestion telle que l’assemblée l’a connue. Ce qui lui a été caché n’est pas couvert, ni ce qu’un tiers reproche aux administrateurs.
Envoyez les comptes et le budget avec la convocation, ou indiquez dans celle-ci où les consulter avant l’assemblée — les statuts fixent le détail. Ils ne se découvrent pas sur place. Un membre qui reçoit les chiffres le soir même ne peut pas les discuter.
Les comptes, et où ils vont
Une fois approuvés, les comptes annuels se déposent dans les trente jours.
Une petite ASBL dépose au greffe du tribunal de l’entreprise, dans son dossier — pas à la Banque nationale, qui reçoit celles dont la comptabilité est en partie double. Le dépôt est gratuit. Prévoyez deux exemplaires : le second vous revient, et c’est votre preuve de dépôt.
Ne pas déposer n’est pas une négligence sans suite : le tribunal peut prononcer la dissolution d’une ASBL qui n’a pas déposé ses comptes (article 2:113 du CSA), à la demande d’un membre, d’un tiers intéressé ou du ministère public, ou après renvoi par la chambre des entreprises en difficulté. Un seul exercice manqué suffit, et l’action s’ouvre sept mois après la clôture de cet exercice. Le remède est dans le même article : déposer les comptes manquants avant la clôture des débats arrête la dissolution.
Le registre des membres
Toute ASBL tient un registre de ses membres au siège social. Le Code des sociétés et des associations en fait une obligation à part entière, indépendante de tout ce qui précède.
Il reprend, pour chaque membre effectif, ses nom, prénom et domicile — ou la dénomination et le siège s’il s’agit d’une personne morale. Il se met à jour à chaque entrée et à chaque sortie, sans attendre la fin de l’année.
Un fichier tenu correctement tient lieu de registre, à trois conditions : qu’il porte ce que la loi exige, qu’il soit à jour, et qu’une seule version fasse foi. Ce n’est donc pas un document supplémentaire à fabriquer une fois par an — c’est la liste que vous tenez déjà, tenue comme il faut.
Le registre UBO, à reconfirmer chaque année
Le registre UBO recense les bénéficiaires effectifs de l’association : les administrateurs, les personnes habilitées à la représenter, celles chargées de la gestion journalière, celles dans l’intérêt principal desquelles elle a été constituée ou opère, et toute autre personne qui en exerce le contrôle en dernier ressort. Dans un club, les trois premières se recouvrent le plus souvent. Les fondateurs qu’on cite parfois sont une catégorie de la fondation, pas de l’ASBL.
Deux obligations distinctes s’y attachent, et c’est la seconde qu’on oublie : toute modification s’enregistre dans le mois, et chaque année il faut confirmer que rien n’a changé. La confirmation se fait en un bouton, depuis le registre. Une année sans changement n’est pas une année sans démarche.
Quand le comité change
Une nomination ou une démission d’administrateur se publie, et les données de l’association à la Banque-Carrefour des Entreprises se mettent à jour. Un déménagement du siège aussi.
C’est le moment le plus fragile de la vie d’un club, et pas seulement administrativement : c’est là que le fichier des membres, les mots de passe et la mémoire de la trésorerie disparaissent avec la personne qui s’en va.
Le calendrier, en une fois
- Dans les six mois de la clôture — assemblée générale : comptes, budget, décharge
- Dans les trente jours de l’approbation — dépôt des comptes au greffe
- Une fois par an — confirmation du registre UBO
- En continu — registre des membres au siège, tenu à jour
- Dans le mois d’un changement — UBO, BCE, publication des administrateurs
Elle résume ce qui revient chaque année dans un petit club, pour que vous sachiez quoi demander. Votre situation peut comporter des obligations que nous ne connaissons pas — un personnel salarié, une reconnaissance, un agrément. Le greffe, votre fédération et votre comptable restent les sources qui font foi.
Ce que l’outil prend en charge
Et surtout ce qu’il ne fait pas : la limite est nette, autant qu’elle soit dite ici.
Questions fréquentes
- Notre club n’est pas une ASBL, sommes-nous concernés ?
- Une association de fait n’a ni registre UBO ni dépôt de comptes, mais elle n’a pas non plus de personnalité juridique : les membres du comité y engagent leur patrimoine personnel. C’est la raison principale pour laquelle un club qui grandit finit par se constituer en ASBL.
- Faut-il un comptable ?
- Rien ne l’impose à une petite ASBL. La comptabilité simplifiée tient dans un état des recettes et des dépenses qu’un trésorier attentif produit sans formation. Un regard extérieur reste utile la première année, et au moment d’une passation.
- Que se passe-t-il si l’AG se tient en retard ?
- Tenez-la dès que possible et déposez dans la foulée. Le retard isolé se rattrape : c’est le dépôt qui compte, et déposer les comptes manquants arrête une action en dissolution, même déjà engagée.
- Le registre des membres doit-il être sur papier ?
- Non, la forme est libre du moment qu’il est tenu au siège, à jour, et consultable. Un fichier électronique convient — c’est même la seule forme qui reste à jour toute l’année sans que personne ne recopie rien.