Eerst: welke boekhouding voor uw vzw?
Dat antwoord bepaalt de vorm van uw jaarrekening en waar ze wordt neergelegd. Een vzw voert een vereenvoudigde boekhouding zolang ze niet meer dan één van deze vier drempels overschrijdt:
- 5 werknemers, jaargemiddelde
- 391 000 € aan andere dan niet-recurrente ontvangsten, exclusief btw
- 1 562 000 € totaal van de bezittingen
- 1 562 000 € totaal van de schulden
Een overschrijding telt alleen als ze zich herhaalt: er zijn twee opeenvolgende boekjaren nodig om te kantelen, in beide richtingen. Eronder past de jaarrekening in een staat van ontvangsten en uitgaven; erboven wordt ze dubbel en gaat ze naar de Nationale Bank in plaats van de griffie.
Die bedragen worden geïndexeerd en gaan af en toe omhoog; controleer ze als uw club er in de buurt komt. Een club van honderd leden zonder personeel zit er ver vandaan, en dat is het geval dat deze pagina beschrijft.
Het woord groot betekent iets anders, en die verwarring is de meest gemaakte fout. Het Wetboek houdt het voor veel hogere drempels — 50 werknemers, 11 250 000 € omzet, 6 000 000 € balanstotaal — die de vorm van de gepubliceerde jaarrekening bepalen. Een vzw kan dus een dubbele boekhouding moeten voeren zonder daarom een « grote vereniging » te zijn.
De algemene vergadering, binnen zes maanden
De gewone algemene vergadering vindt plaats binnen zes maanden na afsluiting van het boekjaar. Sluit uw boekjaar af op 31 december, dan moet de AV er zijn vóór 30 juni.
Ze keurt de jaarrekening goed, stemt over de begroting van het volgende jaar, en verleent kwijting aan de bestuurders. Die kwijting is geen formaliteit, maar evenmin een vrijgeleide: ze geldt tegenover de vereniging, en voor het bestuur zoals de vergadering het kende. Wat voor haar verborgen bleef, valt er niet onder, en evenmin wat een derde de bestuurders verwijt.
Stuur de cijfers en de begroting samen met de uitnodiging, of vermeld erin waar de leden ze vooraf kunnen inkijken — de statuten regelen het detail. Ze horen niet ter plaatse ontdekt te worden. Wie ze pas die avond ziet, kan er niets zinnigs over zeggen.
De jaarrekening, en waar ze heen gaat
Eenmaal goedgekeurd wordt de jaarrekening binnen dertig dagen neergelegd.
Een kleine vzw legt neer bij de griffie van de ondernemingsrechtbank, in haar dossier — niet bij de Nationale Bank, die de vzw's met dubbele boekhouding ontvangt. Neerleggen is gratis. Voorzie twee exemplaren: het tweede komt terug en is uw bewijs van neerlegging.
Niet neerleggen is geen slordigheid zonder gevolg: de rechtbank kan de ontbinding uitspreken van een vzw die haar jaarrekening niet heeft neergelegd (artikel 2:113 WVV), op verzoek van een lid, een belanghebbende derde of het openbaar ministerie, of na verwijzing door de kamer voor ondernemingen in moeilijkheden. Eén gemist boekjaar volstaat, en de vordering staat open zeven maanden na de afsluiting van dat boekjaar. Het tegengif staat in hetzelfde artikel: de ontbrekende jaarrekening neerleggen vóór de sluiting van de debatten houdt de ontbinding tegen.
Het ledenregister
Elke vzw houdt een ledenregister op haar zetel. Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen maakt daarvan een verplichting op zich, los van al de rest.
Het bevat per effectief lid de naam, de voornaam en de woonplaats — of de benaming en de zetel als het om een rechtspersoon gaat. Het wordt bijgewerkt bij elke toetreding en elk vertrek, niet één keer per jaar.
Een correct bijgehouden ledenbestand geldt als dat register, op drie voorwaarden: dat het bevat wat de wet vraagt, dat het actueel is, en dat er maar één versie geldt. Het is dus geen extra document dat u jaarlijks opstelt — het is de lijst die u al bijhoudt, bijgehouden zoals het hoort.
Het UBO-register, elk jaar opnieuw te bevestigen
Het UBO-register bevat de uiteindelijke begunstigden van de vereniging: de bestuurders, de personen die gemachtigd zijn haar te vertegenwoordigen, wie belast is met het dagelijks bestuur, de personen in wier hoofdzakelijk belang ze werd opgericht of werkt, en ieder ander die er uiteindelijk zeggenschap over uitoefent. In een club vallen de eerste drie meestal samen. De oprichters die soms worden genoemd, zijn een categorie van de stichting, niet van de vzw.
Daar horen twee aparte verplichtingen bij, en de tweede wordt vergeten: elke wijziging registreert u binnen de maand, en elk jaar bevestigt u dat er niets veranderd is. Die bevestiging is één knop in het register. Een jaar zonder wijziging is geen jaar zonder handeling.
Als het bestuur verandert
Een benoeming of een ontslag van een bestuurder wordt bekendgemaakt, en de gegevens van de vereniging bij de Kruispuntbank van Ondernemingen worden bijgewerkt. Een verhuis van de zetel ook.
Dat is het kwetsbaarste moment in het leven van een club, en niet alleen administratief: dan vertrekken het ledenbestand, de wachtwoorden en het geheugen van de kas met wie vertrekt.
De kalender, in één oogopslag
- Binnen zes maanden na afsluiting — algemene vergadering: rekening, begroting, kwijting
- Binnen dertig dagen na goedkeuring — neerlegging bij de griffie
- Eén keer per jaar — bevestiging van het UBO-register
- Doorlopend — ledenregister op de zetel, bijgewerkt
- Binnen de maand na een wijziging — UBO, KBO, bekendmaking van de bestuurders
Ze vat samen wat in een kleine club elk jaar terugkomt, zodat u weet wat u moet vragen. Uw situatie kan verplichtingen bevatten die wij niet kennen — personeel, een erkenning, een subsidiedossier. De griffie, uw federatie en uw boekhouder blijven de bronnen die tellen.
Wat de tool van u overneemt
En vooral wat niet: die grens is scherp, dus staat ze hier.
Veelgestelde vragen
- Onze club is geen vzw, geldt dit dan ook?
- Een feitelijke vereniging heeft geen UBO-register en legt geen rekening neer, maar heeft ook geen rechtspersoonlijkheid: de bestuursleden staan met hun eigen vermogen in. Dat is de belangrijkste reden waarom een groeiende club uiteindelijk een vzw wordt.
- Hebben we een boekhouder nodig?
- Niets verplicht het een kleine vzw. De vereenvoudigde boekhouding past in een staat van ontvangsten en uitgaven die een aandachtige penningmeester zonder opleiding maakt. Een blik van buitenaf blijft nuttig, het eerste jaar en bij een overdracht.
- Wat als de AV te laat valt?
- Houd ze zo snel mogelijk en leg meteen daarna neer. Een losse vertraging haalt u in: het neerleggen telt, en de ontbrekende jaarrekening alsnog neerleggen houdt een vordering tot ontbinding tegen, ook een die al loopt.
- Moet het ledenregister op papier staan?
- Nee, de vorm is vrij zolang het op de zetel ligt, actueel is en raadpleegbaar. Een elektronisch bestand voldoet — het is zelfs de enige vorm die het hele jaar actueel blijft zonder dat iemand iets overschrijft.