Zuerst: welche Buchführung schuldet Ihre VoG?
Belgische Vereine sind meist als VoG aufgestellt — Vereinigung ohne Gewinnerzielungsabsicht, auf Französisch ASBL, auf Niederländisch vzw. Die Antwort unten bestimmt die Form Ihrer Rechnung und den Ort ihrer Hinterlegung. Eine VoG führt eine vereinfachte Buchführung, solange sie nicht mehr als eine dieser vier Schwellen überschreitet:
- 5 Beschäftigte im Jahresdurchschnitt
- 391 000 € Einnahmen ohne die nicht wiederkehrenden, exklusive Mehrwertsteuer
- 1 562 000 € Gesamtvermögen
- 1 562 000 € Gesamtverbindlichkeiten
Eine Überschreitung zählt nur, wenn sie sich wiederholt: es braucht zwei aufeinanderfolgende Geschäftsjahre, um zu kippen, in beide Richtungen. Darunter passt die Rechnung in eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben; darüber wird sie doppelt geführt und bei der Nationalbank statt bei der Kanzlei hinterlegt.
Diese Beträge werden indexiert und steigen von Zeit zu Zeit; prüfen Sie sie, wenn Ihr Verein in ihre Nähe kommt. Ein Verein mit hundert Mitgliedern und ohne Personal ist weit davon entfernt, und dieser Fall ist es, den diese Seite beschreibt.
Das Wort groß meint etwas anderes, und diese Verwechslung ist der häufigste Fehler. Das Gesetzbuch behält es weit höheren Schwellen vor — 50 Beschäftigte, 11 250 000 € Umsatz, 6 000 000 € Bilanzsumme —, die die Form der veröffentlichten Rechnung bestimmen. Eine VoG kann also die doppelte Buchführung schulden, ohne deshalb eine « große Vereinigung » zu sein.
Die Generalversammlung, binnen sechs Monaten
Die ordentliche Generalversammlung findet binnen sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres statt. Schließen Sie am 31. Dezember ab, muss sie vor dem 30. Juni stattgefunden haben.
Sie genehmigt die Jahresrechnung, beschließt den Haushalt des nächsten Jahres und erteilt den Verwaltern Entlastung. Diese Entlastung ist keine Formsache, aber auch kein Freibrief: sie gilt gegenüber der Vereinigung und für die Geschäftsführung, wie die Versammlung sie kannte. Was ihr verschwiegen wurde, ist nicht gedeckt, und ebenso wenig, was ein Dritter den Verwaltern vorwirft.
Schicken Sie Rechnung und Haushalt mit der Einladung hinaus, oder nennen Sie darin, wo die Mitglieder sie vorher einsehen können — die Satzung regelt das Nähere. Am Abend selbst entdeckt werden sollen sie nicht. Wer die Zahlen zum ersten Mal im Saal sieht, kann nicht ernsthaft darüber sprechen.
Die Jahresrechnung, und wohin sie geht
Einmal genehmigt, wird die Jahresrechnung binnen dreißig Tagen hinterlegt.
Eine kleine VoG hinterlegt bei der Kanzlei des Unternehmensgerichts, in ihrer eigenen Akte — nicht bei der Nationalbank, die jene mit doppelter Buchführung empfängt. Die Hinterlegung ist kostenlos. Reichen Sie zwei Exemplare ein: das zweite kommt zurück und ist Ihr Nachweis.
Nicht zu hinterlegen bleibt nicht ohne Folgen: das Gericht kann die Auflösung einer VoG aussprechen, die ihre Jahresrechnung nicht hinterlegt hat (Artikel 2:113 des Gesetzbuchs der Gesellschaften und Vereinigungen), auf Antrag eines Mitglieds, eines interessierten Dritten oder der Staatsanwaltschaft, oder nach Verweisung durch die Kammer für Unternehmen in Schwierigkeiten. Ein einziges versäumtes Geschäftsjahr genügt, und die Klage steht sieben Monate nach Abschluss dieses Geschäftsjahres offen. Das Gegenmittel steht im selben Artikel: die fehlende Jahresrechnung vor Schluss der Verhandlung zu hinterlegen, hält die Auflösung auf.
Das Mitgliederregister
Jede VoG führt ein Mitgliederregister an ihrem Sitz. Das Gesetzbuch der Gesellschaften und Vereinigungen macht daraus eine eigenständige Pflicht, unabhängig von allem Übrigen.
Es enthält je effektivem Mitglied Namen, Vornamen und Wohnsitz — oder Bezeichnung und Sitz bei einer juristischen Person. Es wird bei jedem Eintritt und jedem Austritt aktualisiert, nicht einmal im Jahr.
Eine ordentlich geführte Mitgliederdatei gilt als dieses Register, unter drei Bedingungen: dass sie enthält, was das Gesetz verlangt, dass sie aktuell ist und dass nur eine Fassung gilt. Es ist also kein zusätzliches Dokument, das Sie jährlich anfertigen — es ist die Liste, die Sie ohnehin führen, richtig geführt.
Das UBO-Register, jedes Jahr neu zu bestätigen
Das UBO-Register erfasst die wirtschaftlich Berechtigten der Vereinigung: die Verwalter, die zur Vertretung befugten Personen, die mit der täglichen Geschäftsführung betrauten Personen, die Personen, in deren hauptsächlichem Interesse sie gegründet wurde oder tätig ist, und jede andere Person, die letztlich die Kontrolle über sie ausübt. In einem Verein fallen die ersten drei meist zusammen. Die manchmal genannten Gründer sind eine Kategorie der Stiftung, nicht der VoG.
Daran hängen zwei getrennte Pflichten, und die zweite wird vergessen: jede Änderung tragen Sie binnen eines Monats ein, und jedes Jahr bestätigen Sie, dass sich nichts geändert hat. Diese Bestätigung ist ein Klick im Register. Ein Jahr ohne Änderung ist kein Jahr ohne Handlung.
Wenn der Vorstand wechselt
Eine Bestellung oder ein Rücktritt eines Verwalters wird bekannt gemacht, und die Daten der Vereinigung bei der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU) werden aktualisiert. Ein Umzug des Sitzes ebenso. Die Unternehmensnummer hat zehn Ziffern und beginnt mit 0 oder 1.
Das ist der verletzlichste Moment im Leben eines Vereins, und nicht nur verwaltungstechnisch: dann gehen die Mitgliederdatei, die Passwörter und das Gedächtnis der Kasse mit dem, der geht.
Der Kalender, auf einen Blick
- Binnen sechs Monaten nach Abschluss — Generalversammlung: Rechnung, Haushalt, Entlastung
- Binnen dreißig Tagen nach der Genehmigung — Hinterlegung bei der Kanzlei
- Einmal im Jahr — Bestätigung des UBO-Registers
- Laufend — Mitgliederregister am Sitz, aktuell gehalten
- Binnen eines Monats nach einer Änderung — UBO, ZDU, Bekanntmachung der Verwalter
Sie fasst zusammen, was in einem kleinen Verein jedes Jahr wiederkehrt, damit Sie wissen, wonach Sie fragen müssen. Ihre Lage kann Pflichten enthalten, die wir nicht kennen — Personal, eine Anerkennung, eine Zuschussakte. Die Kanzlei, Ihr Verband und Ihr Buchhalter bleiben die maßgeblichen Quellen.
Was die Anwendung übernimmt
Und vor allem, was nicht: die Grenze ist scharf, also steht sie hier.
Häufige Fragen
- Unser Verein ist keine VoG — gilt das trotzdem?
- Eine faktische Vereinigung hat kein UBO-Register und hinterlegt keine Rechnung, sie hat aber auch keine Rechtspersönlichkeit: die Vorstandsmitglieder haften mit ihrem eigenen Vermögen. Das ist der Hauptgrund, warum ein wachsender Verein am Ende eine VoG wird.
- Brauchen wir einen Buchhalter?
- Nichts schreibt es einer kleinen VoG vor. Die vereinfachte Buchführung passt in eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, die ein aufmerksamer Kassenwart ohne Ausbildung erstellt. Ein Blick von außen bleibt nützlich, im ersten Jahr und bei einer Übergabe.
- Was, wenn die Generalversammlung zu spät kommt?
- Halten Sie sie so schnell wie möglich und hinterlegen Sie gleich danach. Eine einzelne Verspätung holt man auf: es zählt die Hinterlegung, und die fehlende Jahresrechnung nachzuhinterlegen hält eine Auflösungsklage auf, auch eine bereits erhobene.
- Muss das Mitgliederregister auf Papier sein?
- Nein, die Form ist frei, solange es am Sitz geführt wird, aktuell und einsehbar ist. Eine elektronische Datei genügt — sie ist sogar die einzige Form, die das ganze Jahr aktuell bleibt, ohne dass jemand etwas abschreibt.