Wie viel erstattet die Krankenkasse?
Alle belgischen Krankenkassen erstatten einen Teil des Sportbeitrags ihrer Mitglieder. Die Größenordnung liegt bei 50 € je Person und Jahr, für ein Kind oft beim Doppelten.
Beträge und Bedingungen unterscheiden sich von Kasse zu Kasse und von Jahr zu Jahr. Solidaris Brabant etwa hört bei 45 € auf. Das Formular, das Ihr Mitglied erhalten hat, ist maßgeblich: diese Seite ersetzt es nicht, sie erklärt, was man von Ihnen verlangt.
Wer füllt was aus?
Das Formular hat zwei Hälften, und die vermischen sich nicht.
Das Mitglied füllt seine aus: Mitgliedsnummer, Klebemarke, und die Nationalregisternummer, nach der seine Kasse fragt. Diese Hälfte geht Sie nichts an.
Der Verein füllt die andere aus, und sie ist fast immer dieselbe:
- der Name der VoG und ihre Anschrift
- die ausgeübte Sportart
- der Betrag, den das Mitglied tatsächlich gezahlt hat
- der Zeitraum, den dieser Beitrag abdeckt
- der Stempel des Vereins und eine Unterschrift
Nichts davon ist schwierig. Schwierig ist, es vierzig Mal zu tun, oft Monate nach der Anfrage, und dabei jedes Mal nachzusehen, wer wann wie viel gezahlt hat. Deshalb bekommen viele Mitglieder ihr Geld nie: der Schritt ist auf beiden Seiten lästig, also unterbleibt er.
Muss man nach der Nationalregisternummer fragen?
Nein, und das ist wichtig: fragen Sie nicht danach.
Die Krankenkasse fragt danach auf der Hälfte, die das Mitglied selbst ausfüllt. Sie hat die Nummer ohnehin, es ist ihr eigenes Mitglied. Ein Verein, der anfängt, Nationalregisternummern zu sammeln, verarbeitet ein personenbezogenes Datum, das die DSGVO streng regelt, ohne es zu gebrauchen — und dessen Verwendung in Belgien eine ministerielle Genehmigung erfordert, die er besitzen muss. Unser Werkzeug bietet deshalb kein Feld dafür.
Kommt ein Formular ohne diese Nummer zu Ihnen zurück? Das ist nicht Ihr Problem: das Mitglied ergänzt sie, bevor es abschickt.
Jede Kasse fragt etwas anderes
Es gibt kein einheitliches Formular. Die zweiundzwanzig, die die Anwendung kennt, aus der Wallonie, Brüssel und Flandern, ähneln einander, ohne je deckungsgleich zu sein:
- die Christliche Krankenkasse ist die einzige, die zusätzlich zum Zeitraum das Zahlungsdatum will
- Solidaris Wallonie ist die einzige, die nach der Telefonnummer des Vereins fragt
- Solidaris Brabant ist die einzige, die nach dem Geburtsdatum fragt, und sie erstattet 45 €
- Partenamut ist die einzige, die nach dem Verband fragt, und wird Kästchen für Kästchen ausgefüllt
- die Neutrale Krankenkasse will wissen, wie die Zahlung eingegangen ist
- Helan, Mutualia, MUTPLUS.be und die Sozialistische Krankenkasse der Provinz Luxemburg halten sich ans Wesentliche
Die Anwendung erkennt ein Formular an seinem Layout, nicht an dem Namen, der darauf steht. Für einen Verein in Ostbelgien ist das die wichtigste Zeile dieser Seite: das deutschsprachige Formular von Mutualia ist dabei. Eine Ausgabe, die die Anwendung noch nicht kennt, hat ein anderes Layout und wird deshalb abgelehnt — abgelehnt, nicht schief ausgefüllt, und das ist Absicht: lieber nichts als ein Papier, das die Kasse Monate später zurückweist, bei Ihrem Mitglied und nicht bei uns. Fehlt das Formular Ihrer Kasse, schreiben Sie uns.
Und wenn der Beitrag nicht vollständig bezahlt ist?
Auf dem Formular steht ein Satz in der Art „bescheinigt, dass der Betrag von … gezahlt wurde“. Den unterschreibt man nicht für eine Anzahlung: es ist eine Erklärung, kein Kontoauszug.
Solange der Beitrag nicht beglichen ist, wartet die Bescheinigung. Eine Barzahlung oder ein vom Vorstand gewährter Erlass zählen als Zahlung — vorausgesetzt, sie stehen irgendwo notiert, sonst findet sie im nächsten Jahr niemand wieder.
Der Fall des während der Saison eingetretenen Mitglieds
Auf das Formular kommt der tatsächlich gezahlte Betrag, nicht der ausgeschriebene Tarif. Wer im Januar eingetreten ist und einen anteiligen Beitrag gezahlt hat, erklärt, was er überwiesen hat, und den Zeitraum, den er abgedeckt hat. Den vollen Tarif einzutragen wäre eine vom Verein unterschriebene Falscherklärung.
Wie wir es machen
Der abgeglichene Beitrag weiß bereits alles, was das Formular verlangt. Der Verein unterschreibt einmal, in seinen Einstellungen, und kommt nicht mehr darauf zurück.
Häufige Fragen
- Besser das Formular des Mitglieds selbst nehmen?
- Ja, immer. Darauf stehen bereits seine Mitgliedsnummer, seine Klebemarke und der Strichcode seiner Akte — drei Dinge, die ein Vordruck nicht hat und die es sonst von Hand abschreiben müsste.
- Muss der Verein jedes Formular von Hand unterschreiben?
- Eine Krankenkasse lehnt ein nicht unterschriebenes Dokument ab, die Unterschrift muss also darauf. Sie wird einmal in den Einstellungen hochgeladen und kommt danach auf jede Bescheinigung. Nur eine Vereinsverwaltung kann sie ansehen, und der Bildschirm zeigt sie mit einem „Muster“ überschrieben.
- Müssen wir das Saisonende abwarten?
- Nein. Sobald ein Beitrag beglichen ist, kann die Bescheinigung für den abgedeckten Zeitraum ausgestellt werden. Die Kassen haben ihre eigenen Einreichfristen: das ist der einzige Kalender, der zählt, und er steht auf dem Formular Ihres Mitglieds.
- Und die Mitglieder, die nie etwas verlangen?
- Das sind die meisten, und genau darin liegt der Gewinn: kommt das Dokument mit einem Klick aus dem Bereich des Mitglieds, hört es auf, eine Gefälligkeit zu sein, die man sich kaum beim Sekretariat zu erbitten traut.