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Tableau de bord
Voir ce qui attend
C’est l’écran d’accueil, et il ne sert qu’à une chose : dire ce qu’il reste à faire. La bande du haut liste les chantiers ouverts, et chaque pastille est un lien vers l’écran qui les règle.
Au premier jour elle est vide, forcément. Elle se remplit à mesure : des fiches à compléter, des virements à rattacher, des cotisations impayées.
Revenez-y avant chaque réunion de comité. Ce qui y figure tient lieu d’ordre du jour pour la partie administrative.
1Ce qu’il reste à faire
2Où en sont vos cotisations
Rien à configurer ici : l’écran se construit à partir de ce qui traîne ailleurs. - 1 Ce qu’il reste à faire
- 2 Où en sont vos cotisations
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Cotisations · Tarifs
Ouvrir la saison, puis écrire vos tarifs
Commencez par là, avant les membres. Les dates de la saison bornent le prorata : un membre qui entre en janvier ne paie pas l’année entière, et c’est de ces deux dates que le calcul part.
Un tarif est une liste de lignes — cotisation club, affiliation fédération, remise foyer en négatif — et chaque ligne dit si elle se proratise. C’est de la donnée, pas une règle cachée : une affiliation fédérale se paie en entier même en cours d’année, et c’est vous qui le déclarez.
Le détail est ici : créer votre saison et vos tarifs, pas à pas.
1Les dates bornent le prorata
2Ouvrir, ou pas, aux membres
Deux dates, et la question de savoir qui choisit le tarif : vous, ou le membre. - 1 Les dates bornent le prorata
- 2 Ouvrir, ou pas, aux membres
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Membres
Faire entrer votre liste
Partez du fichier que vous avez déjà, exporté en CSV. Une ligne par personne, un en-tête en première ligne, et l’e-mail surtout : c’est lui qui permettra au membre d’ouvrir son espace et de compléter sa fiche lui-même.
Ne remplissez pas les fiches à leur place. C’est long, vous n’avez pas les bonnes informations, et le bouton « Inviter à compléter » existe pour ça.
Le détail est ici : importer votre liste de membres, pas à pas.
1Le fichier entre ici
Les compteurs du haut sont des filtres : ils disent ce qui manque, et y mènent. - 1 Le fichier entre ici
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Membres · Sélection
Attribuer les cotisations
Importer des membres ne leur donne pas de cotisation : ce sont deux gestes, et le second se fait en nombre. Cochez les membres concernés, puis « Attribuer une cotisation » au tarif voulu.
Le prorata se calcule tout seul, personne par personne, selon la date d’entrée de chacune. Le montant et la communication structurée sont figés à ce moment-là : un tarif corrigé en mars ne réécrit pas ce qu’un membre a signé en septembre.
Si vous avez ouvert la saison aux demandes, vous pouvez aussi ne rien attribuer du tout : les membres choisissent leur tarif et vous validez.
1Cocher toute la liste
2Attribuer à la sélection entière
Soixante-trois cotisations en un geste, chacune à son prorata. - 1 Cocher toute la liste
- 2 Attribuer à la sélection entière
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Cotisations · Réconciliation
Déposer l’extrait, et laisser faire
Les cotisations sont dues, les virements vont arriver. Déposez le CSV de votre banque : les virements portant la communication structurée se posent sur leur cotisation sans que personne n’intervienne, et les autres vous sont proposés avec la raison affichée.
C’est le geste qu’on refait chaque mois, et le seul qui devienne une habitude. Les impayés remontent d’eux-mêmes ensuite, et le rappel part avec le montant et la communication déjà dedans.
Le détail est ici : importer vos données bancaires, puis relancer les cotisations impayées.
1Chaque mois, le même geste
Un fichier par mois, et la file des paiements à trancher fond toute seule. - 1 Chaque mois, le même geste
Les cinq étapes
- Voir ce qui attend
- Ouvrir la saison, puis écrire vos tarifs
- Faire entrer votre liste
- Attribuer les cotisations
- Déposer l’extrait, et laisser faire
Toutes les pages d’aide
Les pages à transmettre à vos membres sont sur l’aide des membres, en français, néerlandais, allemand et anglais.