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Pas à pas · Pour le comité

Créer votre saison et vos tarifs, puis les attribuer

C’est le premier geste de l’année, et celui dont tout le reste dépend : sans saison ouverte, aucune cotisation ne peut être attribuée. Comptez une demi-heure la première fois, dix minutes les années suivantes.

  1. Cotisations · Tarifs

    Ouvrir l’écran des tarifs

    Tout se passe au même endroit : la saison et les tarifs qu’elle contient. La liste déroulante en haut dit quelle saison vous êtes en train de regarder, et vous pouvez revenir sur la précédente à tout moment.

    Dès qu’un tarif est réservé à un âge, des pastilles filtrent la liste : Toutes, Sans limite, Jeunes, Seniors.

    Une saison n’est pas forcément l’année civile. La vôtre peut courir de septembre à août, ou d’avril à mars : c’est vous qui la posez.

    L’écran des tarifs de la saison : la liste déroulante des saisons, la période couverte, puis les tarifs en cartes avec le détail de leur prix 1La saison regardée
    Chaque tarif est une carte qui dit son nom, son prix, et de quoi ce prix est fait.
    • 1 La saison regardée

  2. Réglages de la saison

    Poser les dates, et décider qui choisit

    Le nom de la saison est celui que vos membres liront : « 2026-2027 » se comprend mieux qu’un code. Les dates de début et de fin bornent tout le reste, à commencer par le calcul du prorata.

    En bas, la question qui compte vraiment : ouvrez-vous la saison aux demandes des membres ?

    • Je valide chaque demande — le membre choisit son tarif, la demande arrive dans « Demandes », et vous tranchez. C’est le réglage prudent.
    • Attribution automatique — la cotisation est créée aussitôt, au tarif que le membre a choisi. Moins de travail, mais plus de corrections.
    • Case décochée : personne ne demande rien, et c’est vous qui attribuez les cotisations.

    Le champ « mois à plein tarif » porte un « i » : cliquez-le, il explique sa règle mieux que cette page ne le ferait.

    Le formulaire de la saison : nom, dates de début et de fin, mois à plein tarif, puis le bloc « Demandes des membres » avec la case « Ouvert aux demandes » et le choix entre valider chaque demande ou attribuer automatiquement 1Les dates bornent le prorata 2Ouvrir, ou pas, aux membres
    Le réglage des demandes se change en cours de saison : rien n’est figé au moment de l’ouverture.
    • 1 Les dates bornent le prorata
    • 2 Ouvrir, ou pas, aux membres

  3. Cotisations · Nouveau tarif

    Écrire un tarif, ligne par ligne

    Un tarif n’est pas un montant, c’est une liste de lignes. Chacune porte un libellé, un montant, et une case « prorata ». Le total se calcule tout seul en bas.

    Écrivez les lignes telles que le membre doit les lire : « Cotisation club », « Affiliation fédération », « Remise foyer ». Elles figureront sur sa cotisation, mot pour mot.

    Une remise s’écrit en montant négatif, jamais en pourcentage. Il n’y a pas de case à cocher pour les options : chaque combinaison est son propre tarif, et le membre ne paie qu’une fois.

    Un tarif peut être réservé à un âge : un âge minimum, un âge maximum, ou les deux. L’espace membre ne le propose alors qu’aux membres de cette tranche, l’âge étant compté au 1er janvier de la saison, comme les catégories des fédérations. Vous pouvez toujours l’attribuer vous-même, quel que soit l’âge.

    Le formulaire d’un nouveau tarif : le nom, l’explication destinée au membre, la case « Proposer ce tarif aux membres », puis le tableau des lignes avec libellé, montant et prorata, le total, et le texte qui explique le prorata 1Visible par le membre 2Une ligne, un montant, un prorata
    L’explication que vous écrivez ici est celle que le membre lira sous le nom du tarif.
    • 1 Visible par le membre
    • 2 Une ligne, un montant, un prorata

  4. La règle qui surprend

    Le prorata se décide ligne par ligne

    Quelqu’un qui s’inscrit en janvier ne paie pas l’année entière. Mais toutes les lignes ne se réduisent pas, et c’est là que les clubs se trompent.

    • La cotisation du club, oui : elle couvre des mois de jeu.
    • L’affiliation à la fédération, non : elle est due pour l’année entière, quel que soit le mois d’arrivée.
    • Une remise se proratise comme la ligne qu’elle accompagne, sans quoi elle fond.

    L’outil ne le devine pas et ne le devinera jamais : les fédérations ne fonctionnent pas toutes pareil. C’est vous qui cochez, ligne par ligne, et c’est ce qui fait que le calcul est juste.

    Les tarifs en cartes : le tarif Adulte à 145 €, composé d’une cotisation club de 122 € marquée prorata et d’une affiliation fédération de 23 € qui ne l’est pas, et le tarif Famille avec sa remise foyer en négatif 1Proratisée 2Due en entier
    Sur la carte, la mention « prorata » suit le libellé des lignes qui se réduisent.
    • 1 Proratisée
    • 2 Due en entier

  5. Membres · Sélection

    Attribuer le tarif à vos membres

    Un tarif écrit ne coûte rien à personne tant qu’il n’est attribué à personne. C’est le geste qui crée les cotisations, et il se fait en nombre, jamais fiche par fiche : cochez les membres concernés dans la liste, puis « Attribuer une cotisation ».

    Le prorata se calcule personne par personne, selon la date d’entrée de chacune. Le montant, les libellés et la communication structurée sont figés à cet instant : un tarif corrigé en mars ne réécrit pas ce qu’un membre a signé en septembre.

    Les filtres du haut servent à viser juste : le tarif Jeune aux moins de dix-huit ans, l’Étudiant à ceux qui l’ont demandé. Sélectionnez, attribuez, recommencez avec le tarif suivant.

    Attribué par erreur ? « Retirer la cotisation » annule la même sélection, tant qu’aucun paiement n’est venu s’y poser.
    La liste des membres, toutes les fiches cochées, et la barre du bas qui annonce 63 sélectionnés avec les boutons Attribuer une cotisation et Retirer la cotisation 1Cocher toute la liste 2Attribuer à la sélection entière
    Soixante-trois cotisations en un geste, chacune à son propre prorata.
    • 1 Cocher toute la liste
    • 2 Attribuer à la sélection entière

  6. Ce que le membre verra

    Vérifier de l’autre côté

    Si vous avez coché « Proposer ce tarif aux membres », voilà ce que le membre trouve dans son espace : vos tarifs, leur explication, et le prix qui le concerne lui.

    Le grand chiffre est ce qu’il paiera. La ligne barrée au-dessus est le prix de la saison complète, et la phrase « Couvre du … au … » dit pourquoi les deux diffèrent.

    C’est la meilleure relecture de votre travail : si le détail vous paraît obscur ici, il le sera pour lui.

    L’espace d’un membre sans cotisation : les trois tarifs proposés, chacun avec son prix proratisé, le prix de saison complète barré, le détail des lignes et la période couverte 1Le prix que vous avez écrit 2Ce qu’il paiera en entrant maintenant
    Le même tarif, vu du membre. Le prix affiché est déjà celui de sa date d’arrivée.
    • 1 Le prix que vous avez écrit
    • 2 Ce qu’il paiera en entrant maintenant

Les six étapes

  1. Ouvrir l’écran des tarifs
  2. Poser les dates, et décider qui choisit
  3. Écrire un tarif, ligne par ligne
  4. Le prorata se décide ligne par ligne
  5. Attribuer le tarif à vos membres
  6. Vérifier de l’autre côté

Toutes les pages d’aide

Les pages à transmettre à vos membres sont sur l’aide des membres, en français, néerlandais, allemand et anglais.

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Un tarif corrigé après coup change-t-il les cotisations déjà attribuées ?

Non. Les lignes et le total sont figés au moment où la cotisation est créée, et recopiés dessus. Un tarif renommé en mars ne réécrit pas ce qu’un membre a signé en septembre.