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Pas à pas · Pour le comité

Relancer les cotisations impayées

Cinq étapes, un quart d’heure la première fois. Rien ne part tant que vous n’avez pas cliqué sur Envoyer : vous pouvez vous arrêter en route et reprendre plus tard.

  1. Tableau de bord

    Voir combien de membres n’ont pas payé

    Le tableau de bord ouvre sur ce qui reste à traiter. La pastille « cotisations impayées » donne le nombre, et le clic mène droit à la liste filtrée.

    Si le nombre vous paraît trop grand, ne relancez pas tout de suite. L’étape 2 explique pourquoi.

    Le tableau de bord d’un club : la bande « À traiter » avec les pastilles, puis les cartes Membres, Comptabilité et Plus gros postes 1Les cotisations impayées
    La bande « À traiter » réunit tout ce qui attend une décision, cotisations comprises.
    • 1 Les cotisations impayées

  2. Cotisations · Réconciliation

    Pointer l’extrait de compte avant de relancer

    C’est l’étape qu’on saute, et c’est celle qui coûte le plus cher. Un membre qui a payé mardi est encore marqué impayé tant que le virement n’est pas rentré dans l’outil. Le relancer est le meilleur moyen de le fâcher.

    Cliquez « Choisir un fichier » et prenez l’extrait tel qu’il sort de votre banque. Aucun tri, aucune mise en forme, aucun renommage.

    • Les virements qui portent la communication structurée se rattachent tout seuls.
    • Ceux dont l’outil n’est pas sûr sont proposés, jamais décidés à votre place.
    • Réimporter deux fois le même fichier ne crée aucun doublon.
    L’écran Réconciliation après le dépôt d’un extrait : le bandeau d’import avec le nombre de lignes lues et de paiements rattachés, puis les paiements à vérifier 1Ce qui s’est rattaché seul 2Ce qui reste à trancher
    Après l’import : ce que l’outil a rapproché sans vous, et le peu qui demande votre avis.
    • 1 Ce qui s’est rattaché seul
    • 2 Ce qui reste à trancher

  3. Membres

    Vérifier qui doit encore

    La liste porte le statut de chacun sur sa ligne : payée, partielle, impayée. Le filtre « Cotisation impayée » en haut ne garde que ceux qui doivent.

    Une cotisation partielle n’est pas une impayée. Le membre a versé une partie, et le rappel doit le dire, sous peine de passer pour une erreur de votre part.

    La liste des membres : une ligne par personne avec son statut de cotisation, payée, partielle ou impayée 1Le filtre par statut
    Payée, partielle, impayée : le statut se lit sur la ligne, sans ouvrir la fiche.
    • 1 Le filtre par statut

  4. Communication · Rappels de cotisation

    Sélectionner, et choisir le modèle

    L’onglet « Rappels de cotisation » liste ceux qui doivent, avec le montant et la date du dernier rappel. Cochez tout le monde, ou seulement ceux que vous voulez, puis ouvrez l’envoi.

    La fenêtre montre le message tel qu’il partira. Le montant restant dû et la communication structurée y sont déjà : le membre n’a rien à chercher, rien à recopier, et c’est ce qui fait qu’il paie.

    Le compte des destinataires est donné par langue. Chacun reçoit le sien dans la sienne, pas dans la vôtre, et les deux aperçus se consultent avant d’envoyer.

    La fenêtre d’envoi d’un rappel : onze destinataires, sept en français et quatre en néerlandais, l’aperçu du message avec le montant dû et la communication structurée, et le bouton Envoyer 1Sept en français, quatre en néerlandais 2Rien ne part avant ce clic
    L’aperçu avant l’envoi : le message, ses destinataires et leur langue.
    • 1 Sept en français, quatre en néerlandais
    • 2 Rien ne part avant ce clic

  5. Communication · Historique

    Envoyer, puis vérifier

    L’envoi est groupé, et l’historique garde la trace de ce qui est parti, vers qui et quand. La colonne « dernier rappel » de la liste se met à jour dans la foulée.

    Rien n’est envoyé avant ce clic. Vous pouvez préparer la sélection un soir et envoyer le lendemain.

    Comptez une dizaine de jours avant de relancer une seconde fois. Au-delà de deux rappels sans réponse, un coup de téléphone fait plus qu’un troisième courriel.

    Le journal du club, où les virements rentrés par l’extrait apparaissent rangés par poste, chacun attribué à son membre 1Ce qui est rentré depuis 2Rangé sans que vous tapiez rien
    Les paiements qui rentrent ensuite se rangent tout seuls : le rappel a fait son travail.
    • 1 Ce qui est rentré depuis
    • 2 Rangé sans que vous tapiez rien

Les cinq étapes

  1. Voir combien de membres n’ont pas payé
  2. Pointer l’extrait de compte avant de relancer
  3. Vérifier qui doit encore
  4. Sélectionner, et choisir le modèle
  5. Envoyer, puis vérifier

Toutes les pages d’aide

Les pages à transmettre à vos membres sont sur l’aide des membres, en français, néerlandais, allemand et anglais.

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Un membre dit avoir payé, et l’outil dit non ?

Neuf fois sur dix, le virement est arrivé sans communication structurée et attend dans la réconciliation. L’étape 2 le montre : il suffit de l’attribuer.