Tocpoc

Stap voor stap · Voor het bestuur

Onbetaalde lidgelden herinneren

De herinnering zelf duurt twee minuten. Wat ervoor komt telt meer : een lid herinneren dat al betaald heeft is de zekerste manier om uw geloofwaardigheid te verliezen.

  1. Dashboard

    Zien hoeveel leden niet betaald hebben

    De band bovenaan telt de onbetaalde lidgelden en brengt u er met één klik heen. Dat is het vertrekpunt : niet een lijst doorlopen, maar de pastille volgen.

    De kaart Leden zegt hetzelfde in detail : betaald, gedeeltelijk, onbetaald. Een gedeeltelijke betaling is geen achterstand als de rest nog binnen de termijn valt ; ze wordt er een wanneer de termijn verstreken is.

    Het dashboard van een club : de band « Iets te behandelen » met zijn pastilles, dan de kaarten Leden, Boekhouding en Grootste posten 1De onbetaalde lidgelden
    Elke pastille is een link. Die daar opent de lijst van wie nog schuldig is.
    • 1 De onbetaalde lidgelden

  2. Lidmaatschap · Afpunten

    Het uittreksel afpunten vóór u herinnert

    Doe dit eerst, altijd. Een herinnering die vertrekt naar iemand die vorige week betaald heeft, kost u meer dan de drie onbetaalde lidgelden die u terugvindt.

    Zet het uittreksel van uw bank neer. De overschrijvingen met de gestructureerde mededeling worden vanzelf gekoppeld ; de andere worden voorgesteld met de reden erbij, en u beslist met één klik.

    Het detail staat hier : uw bankgegevens inlezen.

    Het scherm Afpunten na het neerzetten van een uittreksel : de band die de gelezen lijnen en de gekoppelde betalingen telt, dan de betalingen om na te kijken 1Wat gelezen werd 2Wat nog beslist moet worden
    Wat zich vanzelf koppelt hoeft u niet meer te bekijken. De rest is kort.
    • 1 Wat gelezen werd
    • 2 Wat nog beslist moet worden

  3. Leden

    Nakijken wie nog schuldig is

    De filter op de status van het lidgeld isoleert de onbetaalde. Dat is uw lijst, en ze is korter dan na het afpunten gevreesd.

    Neem ze één keer door voor u iets verstuurt. Een lid dat contant betaald heeft, een vrijstelling die het bestuur heeft toegekend, iemand die het club verlaten heeft in september : dat zijn de drie gevallen die een lijst altijd bevat, en die men liever hier ziet dan in een antwoordmail.

    De ledenlijst : één lijn per persoon met zijn lidgeldstatus, betaald, gedeeltelijk of onbetaald 1De filter op status
    De status staat op de lijn, naast het bedrag en het tarief.
    • 1 De filter op status

  4. Communicatie

    Selecteren, en het model kiezen

    Vink aan wie u herinnert, dan « Herinnering versturen ». Het venster toont u het bericht vóór het vertrekt, met het bedrag en de gestructureerde mededeling van elk erin.

    Elk lid krijgt het bericht in zijn eigen taal, niet in de uwe. Zeven in het Frans en vier in het Nederlands gaan samen weg, en u hebt niets te kiezen : het staat op hun fiche.

    De tekst van het model is te wijzigen zonder iemand te vragen : het is een regel in de databank, geen stuk programma.

    Het venster om een herinnering te sturen : de ontvangers, hun talen, het voorbeeld van het bericht met het bedrag en de gestructureerde mededeling, en de verzendknop 1Zeven in het Frans, vier in het Nederlands 2Niets vertrekt vóór deze klik
    Het aantal ontvangers en hun talen staan bovenaan. Niets vertrekt vóór de laatste klik.
    • 1 Zeven in het Frans, vier in het Nederlands
    • 2 Niets vertrekt vóór deze klik

  5. Communicatie · Historiek

    Versturen, dan nakijken

    Het versturen gebeurt in bulk, en de historiek houdt bij wat vertrokken is, naar wie en wanneer. De kolom « laatste herinnering » in de lijst werkt zich meteen bij.

    Er vertrekt niets vóór die klik. U mag de selectie een avond klaarzetten en de dag erna versturen.

    Reken een tiental dagen voor u een tweede keer herinnert. Na twee herinneringen zonder antwoord doet een telefoontje meer dan een derde e-mail.

    Het dagboek van de club, waar de overschrijvingen uit het uittreksel per post gerangschikt verschijnen, elk toegewezen aan zijn lid 1Wat sindsdien binnenkwam 2Gerangschikt zonder dat u iets tikt
    De betalingen die daarna binnenkomen zetten zich vanzelf : de herinnering heeft haar werk gedaan.
    • 1 Wat sindsdien binnenkwam
    • 2 Gerangschikt zonder dat u iets tikt

De 5 stappen

  1. Zien hoeveel leden niet betaald hebben
  2. Het uittreksel afpunten vóór u herinnert
  3. Nakijken wie nog schuldig is
  4. Selecteren, en het model kiezen
  5. Versturen, dan nakijken

Alle hulppagina’s

De pagina’s om door te sturen naar uw leden staan op de hulp voor leden, in het Nederlands, Frans, Duits en Engels.

Terug naar de hulp voor het bestuur

Een lid zegt betaald te hebben en de toepassing zegt van niet ?

Kijk in het dagboek onder zijn naam. Negen keer op tien is de overschrijving vertrokken zonder de gestructureerde mededeling, en staat ze te wachten in de rij om na te kijken.