Tocpoc

Stap voor stap · Voor het bestuur

De inschrijvingen openen en opvolgen

De spelers schrijven zich zelf in en betalen via de openbare pagina. Uw rol: openen, de plaatsen in het oog houden, en opvangen wat langs een andere weg binnenkomt — een papieren formulier, een telefoontje.

  1. Toernooi · Inschrijvingen · Ingeschreven

    De inschrijvingen openen

    Bovenaan het tabblad “Ingeschreven” staat de openingskaart. Twee manieren om te openen: “Inschrijvingen nu openen”, of “Automatisch openen op de datum” aanvinken zodat ze vanzelf opengaan op het geplande uur.

    De eerste keer worden twee dingen gevraagd:

    • De gegevens van de club, volledig: naam, ondernemingsnummer, adres en facturatie-e-mail. Ontbreekt er iets, dan geeft het scherm de link erheen.
    • De algemene voorwaarden, één keer te aanvaarden, met “Aanvaarden en inschrijvingen openen”.

    Met de hand sluiten kan altijd, en verandert niets anders: vrijgehouden plaatsen blijven vrijgehouden, de wachtlijst ook. Sluiten schakelt het automatisch openen uit.

    Het tabblad Ingeschreven: de kaart Inschrijvingen open met de data en de knop Inschrijvingen nu sluiten, daaronder de tellers van de plaatsen 1De stand van de inschrijvingen 2Openen of sluiten
    Het groene bolletje zegt dat de inschrijvingen nu open zijn.
    • 1 De stand van de inschrijvingen
    • 2 Openen of sluiten

  2. Toernooi · Inschrijvingen · Ingeschreven

    De plaatsen lezen

    De tellers zeggen hoe het met elke plaats staat:

    • Betaald: de plaats is verworven.
    • Vrijgehouden: een speler schreef zich in en wacht op zijn partner, of betaalde nog niet. De plaats telt als genomen en komt vanzelf vrij aan het einde van de wachttijd.
    • Te betalen ter plaatse: ingeschreven, te innen op de dag zelf.
    • Vrij en wachtlijst.

    De tabel per onderdeel zegt hetzelfde, lijn per lijn. Op elke inschrijving: “Een partner toevoegen”, of “Verwijderen” — één speler of het hele paar, met of zonder terugbetaling.

    Een terugbetaling die een speler vraagt, verschijnt bovenaan het tabblad: u beslist.

    De tellers van de plaatsen: betaald, vrijgehouden, te betalen ter plaatse, vrij, wachtlijst, en daaronder de bezetting per onderdeel 1De vrijgehouden plaatsen
    Een vrijgehouden plaats telt als genomen: ze wordt niet opnieuw verkocht zolang ze niet vervallen is.
    • 1 De vrijgehouden plaatsen

  3. Toernooi · Inschrijvingen · Balie

    Aan de balie inschrijven en innen

    “Iemand inschrijven”, bij “Ingeschreven”, neemt zelf een inschrijving op. De sluiting van de online inschrijvingen geldt niet voor u, en een volzet onderdeel zet het paar op de wachtlijst. Vink “De club heeft al geïnd” aan als het geld al in de kas zit.

    Het tabblad “Balie” houdt de kas van de dag bij: wat de club zelf inde, inschrijvingen en extra’s. Op die betalingen zit geen commissie.

    “Een extra noteren” dient voor de bestelling die na de sluiting binnenkomt — een maaltijd meer, telefonisch. Ze telt mee in de voorraad en in het bestand voor de keuken.

    Het tabblad Balie: de kas van de dag, de inschrijvingen aan de balie, en het formulier Een extra noteren 1De kas van de dag 2Een extra noteren 3Al geïnd of niet
    Wat hier geïnd wordt, blijft bij de club, zonder commissie of factuur.
    • 1 De kas van de dag
    • 2 Een extra noteren
    • 3 Al geïnd of niet

  4. Toernooi · Inschrijvingen · Wachtlijst

    De wachtlijst laten opschuiven

    Een volzet onderdeel stopt de inschrijvingen niet: de volgende paren komen op de wachtlijst.

    Vóór de sluiting schuift de rij vanzelf op: elke vrijgekomen plaats gaat naar het eerste wachtende paar. Na de sluiting laat u zelf binnen, met “Binnenlaten” — zolang de loting niet gebeurd is.

    Een speler die zich zonder partner inschreef, verschijnt in het tabblad “Losse spelers”, dat er alleen is als er zijn. “Koppelen aan…” brengt er twee samen; wie overblijft, wordt terugbetaald.

    De tabbladen van de inschrijvingen, waaronder Wachtlijst, boven de openingskaart 1Het tabblad Wachtlijst
    Na de sluiting schuift de rij niet meer vanzelf op: u laat zelf binnen.
    • 1 Het tabblad Wachtlijst

  5. Toernooi · Inschrijvingen · Berichten

    De ingeschrevenen schrijven

    Een gewijzigd uur, de parking, de maaltijd: wat het programma niet vanzelf verstuurt. “Aan wie” kiest het hele toernooi of één onderdeel, en ook de wachtlijst kan verwittigd worden.

    Schrijf eerst in de taal van de club, daarna in de andere als u kunt. Elke speler krijgt de versie in zijn taal; wie zijn taal niet geschreven vindt, krijgt de uwe. Uw tekst wordt nooit automatisch vertaald.

    Na de sluiting gaat u verder met de poules loten en het schema leggen.

    Het tabblad Berichten: de keuze van de ontvangers, de vier talen, het onderwerp en het bericht 1Aan wie 2Een versie per taal
    “Al verstuurd”, verderop, houdt elk bericht bij.
    • 1 Aan wie
    • 2 Een versie per taal

De vijf stappen

  1. De inschrijvingen openen
  2. De plaatsen lezen
  3. Aan de balie inschrijven en innen
  4. De wachtlijst laten opschuiven
  5. De ingeschrevenen schrijven

Alle hulppagina’s

De pagina’s om door te sturen naar uw leden staan op de hulp voor leden, in het Nederlands, Frans, Duits en Engels.

Terug naar de hulp voor het bestuur

Iemand die u niet meer wilt inschrijven?

“Niet meer inschrijven”, op zijn lijn, weigert zijn online inschrijvingen voor de toernooien van de club. U kunt hem altijd zelf aan de balie inschrijven, en de uitsluiting vervalt vanzelf na drie jaar.