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Pas à pas · Pour le comité

Ouvrir et suivre les inscriptions

Les joueurs s’inscrivent et paient eux-mêmes depuis la page publique. Votre rôle : ouvrir, surveiller les places, et prendre ce qui arrive autrement — un formulaire papier, un coup de téléphone.

  1. Tournoi · Inscriptions · Inscrits

    Ouvrir les inscriptions

    En tête de l’onglet « Inscrits », la carte d’ouverture. Deux façons d’ouvrir : « Ouvrir les inscriptions maintenant », ou cocher « Ouvrir automatiquement à la date » pour qu’elles s’ouvrent seules à l’heure prévue.

    La première fois, deux choses vous sont demandées :

    • L’identité du club, complète : raison sociale, numéro d’entreprise, adresse et e-mail de facturation. S’il manque quelque chose, l’écran donne le lien qui y mène.
    • Les conditions générales, à accepter une fois, avec « Accepter et ouvrir les inscriptions ».

    Fermer à la main reste toujours possible, et ne change rien d’autre : les places gardées le restent, la liste d’attente aussi. Fermer désactive l’ouverture automatique.

    L’onglet Inscrits : la carte Inscriptions ouvertes avec ses dates et le bouton Fermer les inscriptions maintenant, puis les compteurs de places 1L’état des inscriptions 2Ouvrir ou fermer
    Le point vert dit que les inscriptions sont ouvertes en ce moment.
    • 1 L’état des inscriptions
    • 2 Ouvrir ou fermer

  2. Tournoi · Inscriptions · Inscrits

    Lire les places

    Les compteurs disent où en est chaque place :

    • Payées : la place est acquise.
    • Gardées : un joueur s’est inscrit et attend son partenaire, ou n’a pas encore payé. La place compte comme prise ; elle se libère seule à la fin du délai de garde.
    • À régler sur place : inscrites, à encaisser le jour même.
    • Libres et liste d’attente.

    Le tableau par épreuve dit la même chose, ligne par ligne. Sur chaque inscription : « Ajouter un partenaire », ou « Retirer » un joueur ou la paire entière, avec ou sans remboursement.

    Un remboursement demandé par un joueur arrive en tête de l’onglet : c’est vous qui le tranchez.

    Les compteurs de places : payées, gardées, à régler sur place, libres, liste d’attente, puis le remplissage de chaque épreuve 1Les places gardées
    Une place gardée compte comme prise : elle ne se revend pas tant qu’elle n’a pas expiré.
    • 1 Les places gardées

  3. Tournoi · Inscriptions · Comptoir

    Inscrire et encaisser au comptoir

    « Inscrire quelqu’un », dans « Inscrits », prend une inscription vous-même. La clôture des inscriptions en ligne ne vous concerne pas, et une épreuve complète envoie la paire en liste d’attente. Cochez « Le club a déjà encaissé » si l’argent est déjà dans la caisse.

    L’onglet « Comptoir » tient la caisse du jour : ce que le club a encaissé lui-même, inscriptions et suppléments. Ces paiements ne portent aucune commission.

    « Noter un supplément » sert à la commande qui arrive après la clôture — un souper de plus, au téléphone. Elle compte dans le stock et dans le fichier de la cuisine.

    L’onglet Comptoir : la caisse du jour, les inscriptions prises au comptoir, et le formulaire Noter un supplément 1La caisse du jour 2Noter un supplément 3Déjà encaissé ou pas
    Ce qui est encaissé ici reste au club, sans commission ni facture.
    • 1 La caisse du jour
    • 2 Noter un supplément
    • 3 Déjà encaissé ou pas

  4. Tournoi · Inscriptions · Liste d’attente

    Faire avancer la liste d’attente

    Une épreuve complète n’arrête pas les inscriptions : les paires suivantes entrent en liste d’attente.

    Avant la clôture, la file avance seule : chaque place rendue passe à la première paire qui attend. Après la clôture, c’est vous qui faites entrer, avec « Faire entrer » — tant que le tirage n’est pas fait.

    Un joueur inscrit sans partenaire apparaît dans l’onglet « Joueurs seuls », qui n’existe que s’il y en a. « Apparier avec… » en assemble deux ; celui qui reste se rembourse.

    Les onglets des inscriptions, dont Liste d’attente, au-dessus de la carte d’ouverture 1L’onglet Liste d’attente
    Après la clôture, la file ne bouge plus seule : c’est vous qui faites entrer.
    • 1 L’onglet Liste d’attente

  5. Tournoi · Inscriptions · Messages

    Écrire aux inscrits

    Un changement d’horaire, le parking, le souper : ce que l’application n’envoie pas toute seule. « À qui » vise tout le tournoi ou une seule épreuve, et la liste d’attente peut être prévenue aussi.

    Écrivez d’abord dans la langue du club, puis dans les autres si vous le pouvez. Chaque joueur reçoit la version de sa langue ; ceux dont la langue n’est pas écrite reçoivent la vôtre. Votre texte n’est jamais traduit automatiquement.

    À la clôture, passez à la suite : tirer les poules et poser le planning.

    L’onglet Messages : le choix des destinataires, les quatre langues, l’objet et le message 1À qui 2Une version par langue
    « Déjà envoyé », plus bas, garde la trace de chaque message.
    • 1 À qui
    • 2 Une version par langue

Les cinq étapes

  1. Ouvrir les inscriptions
  2. Lire les places
  3. Inscrire et encaisser au comptoir
  4. Faire avancer la liste d’attente
  5. Écrire aux inscrits

Toutes les pages d’aide

Les pages à transmettre à vos membres sont sur l’aide des membres, en français, néerlandais, allemand et anglais.

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Quelqu’un que vous ne voulez plus inscrire ?

« Ne plus inscrire », sur sa ligne, refuse d’office ses inscriptions en ligne dans les tournois du club. Vous pouvez toujours l’inscrire vous-même au comptoir, et l’exclusion s’efface d’elle-même après trois ans.