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Pas à pas · Pour le comité

Importer vos données bancaires

Tout part d’un fichier CSV téléchargé chez votre banque. Voici où le prendre, comment le déposer, et ce qui se range tout seul une fois qu’il est entré.

  1. Chez votre banque

    Aller chercher l’extrait

    Dans votre banque en ligne, ouvrez l’historique du compte du club et cherchez « Exporter », « Télécharger » ou « Enregistrer ». Prenez le CSV. Le PDF se lit à l’œil, pas par une machine.

    • Le compte du club, celui sur lequel arrivent les cotisations. L’extrait porte son numéro, et l’application le retient : vous ne taperez jamais votre IBAN.
    • Une période large. Reprendre un mois déjà importé ne coûte rien : chaque ligne porte son empreinte, et une ligne déjà entrée n’entre pas deux fois.
    • Les entrées et les sorties. Un export limité aux crédits prive la comptabilité de la moitié du journal.

    Beaucoup de banques proposent aussi le format CODA. Ce n’est pas celui-ci : prenez le CSV.

    L’écran Réconciliation : le bloc « Importer un extrait de compte » avec son explication et le bouton Choisir un fichier, puis les paiements à vérifier 1Ce que l’écran attend
    L’écran le dit lui-même : un CSV exporté depuis votre banque, et rien d’autre à préparer.
    • 1 Ce que l’écran attend

  2. Cotisations · Réconciliation

    Déposer le fichier

    « Choisir un fichier », et c’est tout. Le format est reconnu tout seul, les lignes entrent, et un bandeau vous dit combien ont été lues, combien étaient neuves, combien ont été rattachées à une cotisation sans que vous interveniez.

    Le même écran sert ensuite au tri. Rien ne part ailleurs : les virements de cotisation se rattachent ici, et le reste descend au journal de la comptabilité.

    Vous pouvez déposer dix fois le même fichier. Le dixième import crée zéro doublon : c’est vérifié ligne par ligne, pas au jugé.
    Le bouton « Choisir un fichier » du bloc d’import, à droite de son explication 1Ouvre le sélecteur de fichier
    Un seul bouton, et le fichier est lu sur place.
    • 1 Ouvre le sélecteur de fichier

  3. Si le format n’est pas reconnu

    Faire ajouter votre banque

    Deux formats se lisent aujourd’hui sans rien demander : Fintro et ING. Pour les autres, l’écran le dit franchement au lieu de deviner. C’est délibéré : un montant mal lu coûte plus cher qu’un fichier refusé.

    « Aider à ajouter votre banque » envoie un échantillon de votre fichier. Les noms et les numéros de compte sont remplacés avant l’envoi ; les dates, les montants et la structure restent, parce que c’est exactement ce qu’il faut pour écrire le lecteur. Dès que votre banque est ajoutée, vos extraits entrent comme les autres.

    Autre refus possible : « cet extrait provient du compte…, qui n’appartient pas encore à ce club ». Un club peut avoir plusieurs comptes. Celui-là s’ajoute en un clic, et vous n’aurez toujours pas tapé d’IBAN.
    Le bloc d’import après le dépôt d’un fichier non reconnu : la phrase en rouge qui l’annonce, et le bouton « Aider à ajouter votre banque » 1Ce n’est pas une erreur de votre part 2L’échantillon part anonymisé
    Le fichier n’est pas perdu : il sert à faire lire votre banque, une fois pour toutes.
    • 1 Ce n’est pas une erreur de votre part
    • 2 L’échantillon part anonymisé

  4. Après l’import

    Ce qui s’est rattaché tout seul

    Un virement qui porte la communication structurée tombe sur sa cotisation sans que personne n’intervienne. C’est la raison d’être de cette suite de chiffres, et c’est pour cela que les rappels la mettent en évidence.

    Les autres vous sont proposés avec la raison affichée : le nom du payeur correspond au sien, le montant correspond exactement à sa cotisation. Vous confirmez d’un clic, ou vous tranchez autrement.

    Un compte déjà connu pour un seul membre attribue tout seul. Un compte partagé — un couple, un parent qui paie pour deux — propose sans jamais décider : c’est la seule façon de ne pas mettre la cotisation de l’un sur le dos de l’autre.

    L’écran Réconciliation après un import : le bandeau qui compte les lignes lues, insérées, réconciliées automatiquement et à vérifier, puis les paiements à trancher 1Ce qui s’est rattaché seul 2Ce qui reste à trancher
    Sur cinquante-cinq lignes lues, quarante-sept se sont rangées seules. Trois demandent un avis.
    • 1 Ce qui s’est rattaché seul
    • 2 Ce qui reste à trancher

  5. Comptabilité · Journal

    Le reste n’est pas perdu

    Un virement qui n’est pas une cotisation — la recette de la buvette, une location de salle, un subside communal, une facture de matériel — n’est pas rejeté. Il descend au journal, avec sa date, son montant et le texte que la banque a imprimé.

    Il ne reste qu’à lui donner sa catégorie. Le compte de résultats de fin de saison se construit là-dessus, sans que personne ne retape un montant.

    Le journal est aussi la preuve : chaque ligne vient d’un extrait bancaire, pas d’une saisie. C’est ce qu’un vérificateur aux comptes demande à voir.
    Le journal du club : les entrées, les sorties et le solde, puis les mouvements un par un avec leur catégorie et le membre à qui ils sont attribués 1Ce qui est entré sur le compte 2La catégorie du mouvement
    Tout ce qui est passé sur le compte est là, cotisations comprises.
    • 1 Ce qui est entré sur le compte
    • 2 La catégorie du mouvement

Les cinq étapes

  1. Aller chercher l’extrait
  2. Déposer le fichier
  3. Faire ajouter votre banque
  4. Ce qui s’est rattaché tout seul
  5. Le reste n’est pas perdu

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Les pages à transmettre à vos membres sont sur l’aide des membres, en français, néerlandais, allemand et anglais.

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Un membre a payé sans la communication structurée ?

Cela arrive, et ce n’est pas grave. Son virement est dans la file à vérifier, sous son nom : vous le posez sur sa cotisation en un clic, et son rappel s’arrête.