Tocpoc

Schritt für Schritt · Für den Vorstand

Ihre Bankdaten importieren

Alles geht von einer CSV-Datei aus, die Sie bei Ihrer Bank herunterladen. Hier lesen Sie, wo Sie sie holen, wie Sie sie ablegen, und was sich von selbst einordnet, sobald sie drin ist.

  1. Bei Ihrer Bank

    Den Auszug holen gehen

    Öffnen Sie im Online-Banking die Historie des Vereinskontos und suchen Sie nach « Exportieren », « Herunterladen » oder « Speichern ». Nehmen Sie die CSV. Ein PDF liest das Auge, keine Maschine.

    • Das Vereinskonto, das, auf dem die Beiträge eingehen. Der Auszug trägt seine Nummer, und die Anwendung merkt sie sich : Sie tippen nie Ihre IBAN.
    • Ein großzügiger Zeitraum. Einen schon importierten Monat noch einmal mitzunehmen kostet nichts : jede Zeile trägt ihren Fingerabdruck, und eine Zeile, die schon drin ist, kommt kein zweites Mal herein.
    • Eingänge und Ausgänge. Ein auf Gutschriften beschränkter Export nimmt der Buchhaltung die Hälfte ihres Journals.

    Viele Banken bieten auch das CODA-Format an. Das ist es nicht : nehmen Sie die CSV.

    Der Bildschirm Abgleich : der Block « Kontoauszug importieren » mit seiner Erklärung und der Schaltfläche Datei wählen, dann die Zahlungen zum Prüfen 1Was der Bildschirm erwartet
    Der Bildschirm sagt es selbst : eine bei Ihrer Bank exportierte CSV, und sonst nichts vorzubereiten.
    • 1 Was der Bildschirm erwartet

  2. Mitgliedschaft · Abgleich

    Die Datei ablegen

    « Datei wählen », und fertig. Das Format wird von selbst erkannt, die Zeilen kommen herein, und ein Band sagt Ihnen, wie viele gelesen wurden, wie viele neu waren und wie viele ohne Ihr Zutun einem Beitrag zugeordnet wurden.

    Derselbe Bildschirm dient danach dem Sortieren. Nichts geht anderswohin : Beitragsüberweisungen werden hier zugeordnet, und der Rest sinkt ins Journal der Buchhaltung.

    Sie dürfen zehnmal dieselbe Datei ablegen. Der zehnte Import macht null Dubletten : das wird Zeile für Zeile geprüft, nicht nach Gefühl.
    Die Schaltfläche « Datei wählen » des Importblocks, rechts von seiner Erklärung 1Öffnet den Dateiwähler
    Eine Schaltfläche, und die Datei wird an Ort und Stelle gelesen.
    • 1 Öffnet den Dateiwähler

  3. Wenn das Format nicht erkannt wird

    Ihre Bank hinzufügen lassen

    Zwei Formate werden heute ohne Nachfrage gelesen : Fintro und ING. Für die anderen sagt es der Bildschirm rundheraus, statt zu raten. Das ist Absicht : ein falsch gelesener Betrag kostet mehr als eine abgelehnte Datei.

    « Helfen, Ihre Bank hinzuzufügen » schickt eine Probe Ihrer Datei. Namen und Kontonummern werden vor dem Versand ersetzt ; Daten, Beträge und Struktur bleiben, denn genau das braucht es, um den Leser zu schreiben. Sobald Ihre Bank hinzugefügt ist, kommen Ihre Auszüge herein wie die anderen.

    Eine andere Ablehnung ist möglich : « dieser Auszug stammt von Konto…, das diesem Verein noch nicht gehört ». Ein Verein darf mehrere Konten haben. Dieses fügen Sie mit einem Klick hinzu, und Sie werden immer noch keine IBAN getippt haben.
    Der Importblock nach dem Ablegen einer nicht erkannten Datei : der Satz in Rot, der es meldet, und die Schaltfläche « Helfen, Ihre Bank hinzuzufügen » 1Das ist kein Fehler von Ihnen 2Die Probe geht anonymisiert weg
    Die Datei ist nicht verloren : sie dient dazu, Ihre Bank lesbar zu machen, ein für alle Mal.
    • 1 Das ist kein Fehler von Ihnen
    • 2 Die Probe geht anonymisiert weg

  4. Nach dem Import

    Was sich von selbst zugeordnet hat

    Eine Überweisung mit der strukturierten Mitteilung fällt auf ihren Beitrag, ohne dass jemand eingreift. Dafür ist diese Ziffernfolge da, und deshalb stellen die Erinnerungen sie heraus.

    Die anderen werden Ihnen mit dem Grund dazu vorgeschlagen : der Name des Zahlers stimmt überein, der Betrag stimmt genau mit seinem Beitrag überein. Sie bestätigen mit einem Klick, oder Sie entscheiden anders.

    Ein Konto, das schon für ein einziges Mitglied bekannt ist, ordnet von selbst zu. Ein geteiltes Konto — ein Paar, ein Elternteil, der für zwei zahlt — schlägt vor und entscheidet nie : nur so landet der Beitrag des einen nicht auf dem anderen.

    Der Bildschirm Abgleich nach einem Import : das Band, das die gelesenen, eingefügten, automatisch abgeglichenen und zu prüfenden Zeilen zählt, dann die Zahlungen zum Entscheiden 1Was gelesen wurde 2Was noch zu entscheiden ist
    Der Auszug ist gelesen, Zeile für Zeile. Drei Zahlungen verlangen noch ein Urteil.
    • 1 Was gelesen wurde
    • 2 Was noch zu entscheiden ist

  5. Buchhaltung · Journal

    Der Rest ist nicht verloren

    Eine Überweisung, die kein Beitrag ist — der Erlös der Theke, eine Saalmiete, ein Gemeindezuschuss, eine Materialrechnung — wird nicht abgewiesen. Sie sinkt ins Journal, mit ihrem Datum, ihrem Betrag und dem Text, den die Bank gedruckt hat.

    Es bleibt nur noch, ihr die Kategorie zu geben. Die Ergebnisrechnung am Ende der Saison baut darauf auf, ohne dass jemand einen Betrag abtippt.

    Das Journal ist auch der Beleg : jede Zeile kommt von einem Kontoauszug, nicht von einer Eingabe. Das will ein Kassenprüfer sehen.
    Das Journal des Vereins : die Einnahmen, die Ausgaben und der Saldo, dann die Bewegungen einzeln mit ihrer Kategorie und dem Mitglied, dem sie zugeordnet sind 1Was auf dem Konto einging 2Die Kategorie der Bewegung
    Alles, was über das Konto ging, steht da, Beiträge inbegriffen.
    • 1 Was auf dem Konto einging
    • 2 Die Kategorie der Bewegung

Die 5 Schritte

  1. Den Auszug holen gehen
  2. Die Datei ablegen
  3. Ihre Bank hinzufügen lassen
  4. Was sich von selbst zugeordnet hat
  5. Der Rest ist nicht verloren

Alle Hilfeseiten

Die Seiten zum Weitergeben an Ihre Mitglieder stehen in der Hilfe für Mitglieder, auf Deutsch, Französisch, Niederländisch und Englisch.

Zurück zur Hilfe für den Vorstand

Ein Mitglied hat ohne die strukturierte Mitteilung gezahlt ?

Das kommt vor, und es ist nicht schlimm. Seine Überweisung steht in der Reihe zum Prüfen, unter seinem Namen : Sie setzen sie mit einem Klick auf seinen Beitrag, und seine Erinnerung hört auf.