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Schritt für Schritt · Für den Vorstand

Erste Schritte mit der Anwendung

Ein Verein, der anfängt, hat fünf Dinge zu tun, und die Reihenfolge zählt. Jedes hat seine eigene Seite ; diese zeigt den Weg, und was schiefgeht, wenn man ihn umgekehrt nimmt.

  1. Dashboard

    Sehen, was wartet

    Das ist der Startbildschirm, und er dient nur einem Zweck : zu sagen, was noch zu tun ist. Das Band oben zählt die offenen Baustellen auf, und jede Kachel ist ein Link auf den Bildschirm, der sie erledigt.

    Am ersten Tag ist es leer, natürlich. Es füllt sich nach und nach : Profile zum Vervollständigen, Überweisungen zum Zuordnen, offene Beiträge.

    Schauen Sie vor jeder Vorstandssitzung hier vorbei. Was dort steht, taugt als Tagesordnung für den administrativen Teil.
    Das Dashboard eines Vereins : das Band « Etwas zu erledigen » mit seinen Kacheln, dann die Karten Mitglieder, Buchhaltung und Größte Posten 1Was noch zu tun ist 2Wo Ihre Beiträge stehen
    Hier gibt es nichts einzustellen : der Bildschirm baut sich aus dem, was anderswo liegen bleibt.
    • 1 Was noch zu tun ist
    • 2 Wo Ihre Beiträge stehen

  2. Mitgliedschaft · Tarife

    Die Saison öffnen, dann Ihre Tarife schreiben

    Fangen Sie hier an, vor den Mitgliedern. Die Daten der Saison begrenzen den Zeitanteil : wer im Januar eintritt, zahlt nicht das ganze Jahr, und die Rechnung geht von diesen beiden Daten aus.

    Ein Tarif ist eine Liste von Zeilen — Vereinsbeitrag, Verbandsanschluss, Familienrabatt im Minus — und jede Zeile sagt selbst, ob sie anteilig berechnet wird. Das ist Datum, keine versteckte Regel : ein Verbandsanschluss wird auch mitten im Jahr voll bezahlt, und Sie sind es, der das erklärt.

    Das Detail steht hier : Ihre Saison und Ihre Tarife anlegen, Schritt für Schritt.

    Das Formular der Saison : der Name, das Anfangs- und das Enddatum, die Zahl der Monate zum vollen Tarif, dann der Block der Mitgliederanfragen 1Die Daten begrenzen den Zeitanteil 2Für die Mitglieder öffnen, oder nicht
    Zwei Daten, und die Frage, wer den Tarif wählt : Sie oder das Mitglied.
    • 1 Die Daten begrenzen den Zeitanteil
    • 2 Für die Mitglieder öffnen, oder nicht

  3. Mitglieder

    Ihre Liste hereinholen

    Gehen Sie von der Datei aus, die Sie schon haben, als CSV exportiert. Eine Zeile pro Person, eine Kopfzeile zuerst, und vor allem die E-Mail-Adresse : mit ihr öffnet das Mitglied seinen Bereich und vervollständigt sein Profil selbst.

    Füllen Sie die Profile nicht an ihrer Stelle aus. Es dauert lange, Sie haben nicht die richtigen Angaben, und die Schaltfläche « Zum Vervollständigen einladen » gibt es genau dafür.

    Das Detail steht hier : Ihre Mitgliederliste importieren, Schritt für Schritt.

    Die Mitgliederliste eines Vereins, mit den Zählern oben und der Schaltfläche Mitglieder importieren 1Hier kommt die Datei herein
    Die Zähler oben sind Filter : sie sagen, was fehlt, und führen hin.
    • 1 Hier kommt die Datei herein

  4. Mitglieder · Auswahl

    Die Beiträge zuweisen

    Mitglieder zu importieren gibt ihnen noch keinen Beitrag : das sind zwei Handgriffe, und der zweite geschieht in Serie. Haken Sie die betroffenen Mitglieder an, dann « Beitrag zuweisen » zum gewünschten Tarif.

    Der Zeitanteil wird Person für Person berechnet, nach dem jeweiligen Eintrittsdatum. Betrag und strukturierte Mitteilung stehen in diesem Moment fest : ein Tarif, den Sie im März verbessern, schreibt nicht um, was ein Mitglied im September unterschrieben hat.

    Haben Sie die Saison für Anfragen geöffnet, können Sie auch gar nichts zuweisen : die Mitglieder wählen ihren Tarif und Sie bestätigen.
    Die Mitgliederliste mit allen angehakten Profilen und die Leiste unten, die 63 ausgewählt meldet, mit der Schaltfläche Beitrag zuweisen 1Die ganze Liste anhaken 2Der ganzen Auswahl zuweisen
    Dreiundsechzig Beiträge in einem Handgriff, jeder mit seinem eigenen Zeitanteil.
    • 1 Die ganze Liste anhaken
    • 2 Der ganzen Auswahl zuweisen

  5. Mitgliedschaft · Abgleich

    Den Auszug ablegen, und machen lassen

    Die Beiträge sind fällig, die Überweisungen werden eintreffen. Legen Sie die CSV Ihrer Bank ab : Überweisungen mit der strukturierten Mitteilung landen von selbst auf ihrem Beitrag, und die anderen werden Ihnen mit dem Grund dazu vorgeschlagen.

    Das ist der Handgriff, der jeden Monat wiederkommt, und der einzige, der zur Gewohnheit wird. Die Rückstände kommen danach von selbst hoch, und die Erinnerung geht mit Betrag und Mitteilung schon darin.

    Das Detail steht hier : Ihre Bankdaten importieren, dann offene Beiträge anmahnen.

    Der Bildschirm Abgleich : der Block zum Importieren eines Kontoauszugs, und darunter die Zahlungen zum Prüfen 1Jeden Monat derselbe Handgriff
    Eine Datei pro Monat, und die Reihe der zu entscheidenden Zahlungen schmilzt von selbst.
    • 1 Jeden Monat derselbe Handgriff

Die 5 Schritte

  1. Sehen, was wartet
  2. Die Saison öffnen, dann Ihre Tarife schreiben
  3. Ihre Liste hereinholen
  4. Die Beiträge zuweisen
  5. Den Auszug ablegen, und machen lassen

Alle Hilfeseiten

Die Seiten zum Weitergeben an Ihre Mitglieder stehen in der Hilfe für Mitglieder, auf Deutsch, Französisch, Niederländisch und Englisch.

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Mitglieder importiert, bevor die Saison offen war ?

Nichts ist verloren. Öffnen Sie die Saison, schreiben Sie Ihre Tarife, weisen Sie dann zu : der Zeitanteil wird beim Zuweisen berechnet, nicht beim Importieren.