Tocpoc

Stap voor stap · Voor het bestuur

Uw bankgegevens inlezen

Alles vertrekt van een CSV-bestand dat u bij uw bank downloadt. Hier leest u waar u het haalt, hoe u het neerzet, en wat zich vanzelf op zijn plaats zet zodra het binnen is.

  1. Bij uw bank

    Het uittreksel gaan halen

    Open in uw internetbankieren de historiek van de clubrekening en zoek naar « Exporteren », « Downloaden » of « Bewaren ». Neem de CSV. Een PDF leest met het oog, niet met een machine.

    • De clubrekening, die waarop de lidgelden binnenkomen. Het uittreksel draagt haar nummer, en de toepassing onthoudt het : u tikt nooit uw IBAN in.
    • Een ruime periode. Een maand die al ingelezen is nog eens meenemen kost niets : elke lijn draagt haar vingerafdruk, en een lijn die er al in zit komt er geen tweede keer in.
    • Inkomsten én uitgaven. Een export beperkt tot de creditlijnen ontneemt de boekhouding de helft van haar dagboek.

    Veel banken bieden ook het CODA-formaat aan. Dat is het niet : neem de CSV.

    Het scherm Afpunten : het blok « Een rekeninguittreksel importeren » met zijn uitleg en de knop Bestand kiezen, dan de betalingen om na te kijken 1Wat het scherm verwacht
    Het scherm zegt het zelf : een CSV geëxporteerd bij uw bank, en verder niets klaar te maken.
    • 1 Wat het scherm verwacht

  2. Lidmaatschap · Afpunten

    Het bestand neerzetten

    « Bestand kiezen », en klaar. Het formaat wordt vanzelf herkend, de lijnen komen binnen, en een band zegt u hoeveel er gelezen zijn, hoeveel er nieuw waren en hoeveel er aan een lidgeld gekoppeld werden zonder uw tussenkomst.

    Hetzelfde scherm dient daarna om te sorteren. Er gaat niets elders heen : overschrijvingen van lidgeld worden hier gekoppeld, en de rest zakt naar het dagboek van de boekhouding.

    U mag tien keer hetzelfde bestand neerzetten. Het tiende inlezen maakt nul dubbels : dat wordt lijn per lijn nagekeken, niet op het gevoel.
    De knop « Bestand kiezen » van het importblok, rechts van zijn uitleg 1Opent de bestandskiezer
    Eén knop, en het bestand wordt ter plaatse gelezen.
    • 1 Opent de bestandskiezer

  3. Als het formaat niet herkend wordt

    Uw bank laten toevoegen

    Twee formaten worden vandaag zonder vragen gelezen : Fintro en ING. Voor de andere zegt het scherm het ronduit in plaats van te gissen. Dat is bewust : een verkeerd gelezen bedrag kost meer dan een geweigerd bestand.

    « Help uw bank toe te voegen » stuurt een staal van uw bestand door. Namen en rekeningnummers worden vóór het versturen vervangen ; de data, de bedragen en de structuur blijven, want dat is precies wat nodig is om de lezer te schrijven. Zodra uw bank is toegevoegd komen uw uittreksels binnen zoals de andere.

    Een andere weigering is mogelijk : « dit uittreksel komt van rekening…, die nog niet aan deze club toebehoort ». Een club mag meerdere rekeningen hebben. Die voegt u met één klik toe, en u zult nog altijd geen IBAN getikt hebben.
    Het importblok na het neerzetten van een niet-herkend bestand : de zin in het rood die het meldt, en de knop « Help uw bank toe te voegen » 1Dit is geen fout van u 2Het staal vertrekt geanonimiseerd
    Het bestand is niet verloren : het dient om uw bank leesbaar te maken, voorgoed.
    • 1 Dit is geen fout van u
    • 2 Het staal vertrekt geanonimiseerd

  4. Na het inlezen

    Wat zich vanzelf gekoppeld heeft

    Een overschrijving met de gestructureerde mededeling valt op haar lidgeld zonder dat iemand tussenkomt. Dat is waarvoor die reeks cijfers dient, en daarom zetten de herinneringen ze in de verf.

    De andere worden u voorgesteld met de reden erbij : de naam van de betaler komt overeen, het bedrag komt exact overeen met zijn lidgeld. U bevestigt met één klik, of u beslist anders.

    Een rekening die al voor één enkel lid bekend is, wijst vanzelf toe. Een gedeelde rekening — een koppel, een ouder die voor twee betaalt — stelt voor en beslist nooit : dat is de enige manier om het lidgeld van de ene niet op de andere te zetten.

    Het scherm Afpunten na een inlezing : de band die de gelezen, ingevoegde, automatisch afgepunte en na te kijken lijnen telt, dan de betalingen om te beslissen 1Wat gelezen werd 2Wat nog beslist moet worden
    Het uittreksel is gelezen, lijn per lijn. Drie betalingen vragen nog een oordeel.
    • 1 Wat gelezen werd
    • 2 Wat nog beslist moet worden

  5. Boekhouding · Dagboek

    De rest is niet verloren

    Een overschrijving die geen lidgeld is — de opbrengst van de kantine, een zaalhuur, een gemeentelijke subsidie, een materiaalfactuur — wordt niet geweigerd. Ze zakt naar het dagboek, met haar datum, haar bedrag en de tekst die de bank heeft afgedrukt.

    Er blijft alleen nog haar categorie te geven. De resultatenrekening van het einde van het seizoen wordt daarop gebouwd, zonder dat iemand een bedrag overtikt.

    Het dagboek is ook het bewijs : elke lijn komt van een bankuittreksel, niet van een invoer. Dat is wat een rekeningcommissaris wil zien.
    Het dagboek van de club : de inkomsten, de uitgaven en het saldo, dan de bewegingen één per één met hun categorie en het lid aan wie ze toegewezen zijn 1Wat op de rekening binnenkwam 2De categorie van de beweging
    Alles wat over de rekening ging staat er, lidgelden inbegrepen.
    • 1 Wat op de rekening binnenkwam
    • 2 De categorie van de beweging

De 5 stappen

  1. Het uittreksel gaan halen
  2. Het bestand neerzetten
  3. Uw bank laten toevoegen
  4. Wat zich vanzelf gekoppeld heeft
  5. De rest is niet verloren

Alle hulppagina’s

De pagina’s om door te sturen naar uw leden staan op de hulp voor leden, in het Nederlands, Frans, Duits en Engels.

Terug naar de hulp voor het bestuur

Een lid heeft betaald zonder de gestructureerde mededeling ?

Dat gebeurt, en het is niet erg. Zijn overschrijving staat in de rij om na te kijken, onder zijn naam : u zet ze met één klik op zijn lidgeld, en zijn herinnering stopt.