Tocpoc

Stap voor stap · Voor het bestuur

Uw ledenlijst inlezen

Het inlezen zelf duurt een minuut. Het echte werk komt daarna : een clubbestand bevat zelden alles wat nodig is, en het zijn de leden zelf die de rest aanvullen.

  1. Vooraf

    Uw bestand klaarmaken

    Vertrek van het bestand dat u al hebt, welk het ook is. Een rekenblad geëxporteerd als CSV volstaat, en er valt niets te herschikken :

    • Eén lijn per persoon, en maar één. Dezelfde naam en hetzelfde e-mailadres op twee lijnen maken maar één fiche. Twee verschillende namen onder hetzelfde adres — een ouder en zijn kind — worden u vóór het inlezen getoond : u beslist.
    • Eén kolom per gegeven, met een hoofding op de eerste lijn : voornaam, naam, e-mail, geboortedatum, telefoon.
    • Het e-mailadres is het belangrijkste. Daarmee opent het lid zijn ruimte en vult het zijn fiche aan. Een lijn zonder e-mailadres komt er wel in, maar de eigenaar kan dan zelf niets doen.

    Probeer niet alles in te vullen. Wat ontbreekt wordt in stap 3 aangevuld, door de betrokkenen zelf.

    De ledenlijst van een club, met de tellers bovenaan en de knop Leden inlezen 1De knop om in te lezen
    Hier komt het bestand binnen, en hier ziet u het resultaat.
    • 1 De knop om in te lezen

  2. Leden

    Het bestand neerzetten

    Klik « Leden inlezen » en kies uw bestand. Worden de hoofdingen herkend, dan worden de fiches meteen aangemaakt en werkt de lijst zich onder uw ogen bij.

    Maar twee dingen kunnen u onderweg tegenhouden : een kolom die de toepassing niet heeft kunnen plaatsen, en een adres dat al onder een andere naam bekend is. Ze stelt u de vraag vóór er iets geschreven wordt.

    De tellers bovenaan vertellen wat er net gebeurd is : hoeveel leden in totaal, hoeveel onvolledige fiches, hoeveel personen al uitgenodigd om de hunne aan te vullen.

    Twijfelt u over het bestand ? Doe een eerste poging met vijf lijnen. Niets belet u de rest daarna in te lezen, en een fiche die bij vergissing is aangemaakt kunt u verwijderen.
    De ledenlijst na het inlezen : de tellers Iedereen, onvolledig, uitgenodigd en volledig, dan de fiches één per lijn 1Wat er binnenkwam
    De tellers zijn filters : klik « onvolledig » om alleen de fiches te zien die nog werk vragen.
    • 1 Wat er binnenkwam

  3. Leden · Onvolledig

    Laten aanvullen wat ontbreekt

    Een fiche heet onvolledig wanneer er een veld ontbreekt dat uw club verplicht heeft gemaakt. Vul ze niet in hun plaats in. Het duurt lang, en u hebt de juiste gegevens niet.

    De knop « Uitnodigen om aan te vullen » stuurt het lid een persoonlijke link. Het opent zijn fiche, verbetert zijn adres, voegt de geboortedatum van zijn kind toe, en u hebt niets getikt.

    U kunt er meerdere selecteren en ze in één keer uitnodigen.

    De lijst gefilterd op onvolledige fiches : leden met de vermelding Onvolledig, elk met een knop Uitnodigen om aan te vullen 1De link vertrekt naar het lid
    De filter « onvolledig » zondert precies de fiches af die iets vragen.
    • 1 De link vertrekt naar het lid

  4. Daarna

    De lidgelden van het seizoen toekennen

    Leden inlezen geeft hun geen lidgeld. Een fiche zonder lidgeld draagt de vermelding « Geen » en een link « Toewijzen ».

    Doe het voor een heel seizoen niet fiche per fiche : selecteer de betrokken leden in de lijst en ken in één keer toe, aan het gewenste tarief. De pro rata berekent zichzelf volgens ieders instapdatum.

    Bestaan uw tarieven nog niet ? Begin daar : uw seizoen en uw tarieven opzetten.

    De ledenlijst met alle fiches aangevinkt, en de balk onderaan die 63 geselecteerd meldt met de knop Lidgeld toekennen 1De hele lijst aanvinken 2Toekennen aan de hele selectie
    De balk onderaan telt wat aangevinkt is en werkt op alles tegelijk.
    • 1 De hele lijst aanvinken
    • 2 Toekennen aan de hele selectie

De 4 stappen

  1. Uw bestand klaarmaken
  2. Het bestand neerzetten
  3. Laten aanvullen wat ontbreekt
  4. De lidgelden van het seizoen toekennen

Alle hulppagina’s

De pagina’s om door te sturen naar uw leden staan op de hulp voor leden, in het Nederlands, Frans, Duits en Engels.

Terug naar de hulp voor het bestuur

Twee fiches voor dezelfde persoon ?

Dat gebeurt wanneer een e-mailadres tussen twee keer inlezen verandert. Verwijder die zonder lidgeld : dat is altijd de recentste, en ze draagt geen geschiedenis.